司会はイベント成功の鍵を握る重要な存在であり、台本の作成や入念な準備が必要です。本記事では、イベント司会の台本の作り方をテンプレートとともに紹介し、司会の役割や準備、当日の運営内容、さらに司会を成功させるポイントも解説しています。
イベントにおける司会の役割は多岐にわたります。司会進行の良し悪しは、イベント成功において非常に重要です。司会は、イベント全体をコントロールする立場であるため、タイムスケジュールに沿ってイベントを進行させるだけではなく、イベントでの注意事項をアナウンスして周知したり、会場の雰囲気を盛り上げたりといった役割を担います。
このように、司会はイベントを成功させるキーパーソンであり、入念な準備が必要です。
司会は、当日にイベントを進行するだけではなく、準備から運営に至るまでイベント全体に携わる必要があります。司会が行うべき準備や当日の運営は、以下のとおりです。
・会場選定
・イベント進行表（タイムスケジュール）の作成
・イベント司会の台本と原稿の作成
・参加者名簿とアンケートの作成
これらを丁寧に進め、参加者の満足度を高めることを考えなければなりません。以下では、各項目について詳しく解説します。
会場選びは、集客に影響する重要なポイントです。アクセスや周辺環境、インターネット環境、使える備品、会場レイアウトなどを考慮して選びましょう。
アクセスや周辺環境については、最寄駅から徒歩5〜10分ほどで到着でき、近くに飲み物や軽食を買えるコンビニなどのお店があるのが望ましいです。また、車で会場に来る参加者が多い場合には、近くに広い駐車場がある会場を選びましょう。
インターネット環境や備品に関しては、イベントに必要な備品をリストアップし、会場でレンタルできるかどうかを確認します。レンタルに対応していない場合や、レンタル料がかかることもあるため注意が必要です。また、セミナーのようにパソコンを使うイベントでは、インターネット環境が整っているか、コンセントを使えるかどうかも必ず確認しましょう。
会場レイアウトについては、イベントの形式や参加予定人数に合わせて工夫する必要があります。特に、コロナ禍でオフラインイベントを運営するにあたっては、ガイドラインを確認することが大切です。
2022年6月時点における東京都のガイドラインによると、大声を出さないイベントの人数上限は収容定員まで、大声を出す場合は収容定員の50%までとなっています。今後の感染状況によっては変わる可能性があるため、必ず確認してください。
また開催にあたっては、「イベント開催等における必要な感染防止策」に示されているとおりの対策を講じる必要があります。
参考：東京都防災ホームページ「※5月27日更新【5月23日から】イベントの開催制限等について」
イベントを成功させるためには、事前に詳細な進行表を作り、タイムスケジュールを確認できるようにする必要があります。タイムスケジュールは、イベント前後の準備や撤収についても作成しておきましょう。
当日は予期せぬトラブルで思いどおりに進行しないこともあるため、余裕のあるスケジュールを組むことが大切です。また、時間が押してしまったときに優先的に削るコンテンツや、余ってしまった場合の追加コンテンツも検討しておくと、当日のトラブルに柔軟に対応できます。
司会が当日に話す内容は、台本として準備しておきましょう。台本は、タイムスケジュールに沿って作成します。原稿には所要時間の目安も記入しておくことがおすすめです。
またセミナー講師の名前や肩書きのように、絶対に言い間違えてはいけない部分については、正しい情報であることを念入りに確認したうえで原稿に記載しましょう。
スムーズな受付を行えるよう、参加者名簿の作成も必要です。当日の受付で使えるように、参加者の名前をふりがな付きで一覧にしてまとめましょう。また、当日の参加者数を記録し、申し込み数に対する参加者の割合を計算すると次回の運営に活かせます。
もしもイベント終了後にアンケートを実施する場合には、事前に作成しておきましょう。アンケートをとることで、感想を講師にフィードバックしたり、次回の運営に活かしたりできます。
当日スムーズにイベントを進行するために、司会用の台本を作成しましょう。イベントは、主に以下のような流れで進行します。
・会場案内・注意事項
・開会時の挨拶
・イベントの説明
・ゲストや登壇者の紹介
・休憩時間の案内
・閉会時の挨拶
各項目について台本と原稿を作成しましょう。ここでは、それぞれの項目について、台本作成時のポイントを例文テンプレートとともにご紹介します。
イベント開始前や休憩時間に入る前に、会場での飲食や喫煙のルール、トイレや非常口の場所などを参加者に案内しましょう。特に、参加者が会場のルールに違反することがないように、注意事項をはっきりと伝達することが大切です。
台本を作成する際には事前に会場のルールを確認し、飲食や喫煙のルールなどを盛り込みましょう。会場案内については、会場を下見する際にトイレや自動販売機、非常口の場所を確認して作成します。
（台本例）
みなさま、本日はご参加いただき、誠にありがとうございます。会場およびイベント中の注意事項をご案内いたします。
お手洗いは、会場入り口を出て右手すぐにございます。また、自動販売機は1Fロビーにございます。ただし、会場内では飲食禁止となっておりますので、会場内での飲食はお控えください。また、こちらの施設は全館禁煙となっております。お煙草はご遠慮ください。
イベント中はスマートフォン・携帯電話をマナーモードにしていただくよう、ご協力をお願いいたします。非常の際は、会場入り口を出て左手つきあたりに非常口がございます。スタッフが誘導しますので、落ち着いて行動するようお願いいたします。
イベント開始を飾るのが開会時の挨拶です。挨拶は、要点のみに絞ってシンプルに行いましょう。司会の自己紹介では、肩書きと名前を簡潔にはっきりと伝えます。
（台本例）
みなさま、大変長らくお待たせいたしました。只今より、「〇〇（イベント名）」を開催いたします。本日はお忙しい中ご足労いただき、誠にありがとうございます。
本日、司会進行を務めさせていただきます「〜〜（司会の肩書きと名前）」と申します。どうぞよろしくお願いいたします。
挨拶の後、イベントを始める前に簡単に説明を行います。イベントの概要やタイムスケジュール、休憩時間、終了予定時刻を伝えましょう。タイムスケジュールは、イベント中も逐一確認できるように、参加者全員に配布することがおすすめです。
また、イベントの目的やテーマを説明すると、参加者の意識をイベントの内容に向けられます。
（台本例）
この「〇〇（イベント名）」は、「△△（テーマ）」をテーマに行われ、△△への知識を深めるために開催されるものです。前半では、△△の最先端を研究されている〜〜様（ゲストの名前）による基調講演を行います。後半では、〜〜様と弊社役員である〜〜とのパネルディスカッションと、〜〜様への質疑応答を行います。
終了時刻は18:00を予定しており、前半と後半の間に15分の休憩がございます。それでは、本日はよろしくお願いいたします。
ゲストや講演者を招待している場合は、参加者に名前と略歴、現在の主な活動などを紹介しましょう。氏名や肩書きにミスがないか、プロフィールが新しいものであるかを必ず確認してください。
（台本例）
本日は、△△の研究をされている〜〜様にお越しいただきました。〜〜様は、現在△△大学の客員教授として、△△の研究をされています。2021年には△△賞を受賞され、現在は△△の第一人者として、世界を舞台に広く活躍されています。
本日〜〜様には、△△についてお話いただきます。それでは、大きな拍手でお迎えくださいませ。
休憩時間を設けている場合は、休憩の前にアナウンスを行います。休憩時間と再開時刻を伝え、イベントが予定どおりに進められるようにしましょう。また、休憩時間にはトイレや飲食、喫煙で席を立つ人が多いため、再度会場案内や注意事項をアナウンスすると親切です。
（台本例）
それでは、ただいまから15分間の休憩に入ります。再開予定時刻は17:00です。5分前には会場にお戻りいただけると幸いです。また、会場について再度ご案内させていただきます。お手洗いは、会場入り口を出て右手すぐにございます。
自動販売機は1Fロビーにございます。ただし、会場内では飲食禁止となっておりますのでご注意ください。また、こちらの施設は全館禁煙となっておりますので、お煙草はご遠慮ください。
イベントの最後を締めるのが閉会挨拶です。参加者へ手短に感謝を伝えます。アンケートを用意している場合には、その提出方法もアナウンスしましょう。
（台本例）
以上をもちまして、「〇〇（イベント名）」を終了させていただきます。最後までご参加いただき、誠にありがとうございました。
アンケートの回収箱は、会場後方にございます。お帰りの際にアンケートを提出していただけると幸いです。忌憚のないご意見をお待ちしております。それでは、お忘れ物のないよう、お気をつけてお帰りくださいませ。
司会は、イベントの成功のために重要な役割を担います。司会を成功させるためには、以下の4つのポイントが大切です。
・念入りにシミュレーションを行う
・台本や原稿を見ないで話せるようになる
・予定時間と実際の時間をメモし、ズレを調整する
・堂々とした姿勢と話し方で進行する
以下では、それぞれのポイントについて、司会が心がけるべきことを解説します。
司会のセリフや立ち位置、スタッフの動きなど、事前に念入りにシミュレーションを行いましょう。何度もシミュレーションを行うことで、当日には自信を持って司会ができます。
また、起こりうるトラブルを予測して、未然に防ぐことも大切です。パソコンが接続できなかった場合の対応や、スケジュールどおりに進行しなかった場合の調整など、トラブルの対処法についてもスタッフと打ち合わせておきましょう。
原稿を読みながら進行するよりも、参加者とのアイコンタクトを取りながら進行するほうが参加者の注目を集め、効果的な司会進行ができます。原稿をなるべく暗記し、見ないで話せるように練習しておきましょう。
ただし、暗記したものを間違えずに話すことに必死になると、緊張してつかえてしまったり、かえって参加者を惹きつけられなかったりして失敗してしまいます。大事な部分を覚え、適宜顔を上げて参加者に目線を向けることが大切です。
また、登壇者の名前やプロフィールなど、絶対に間違えてはいけない部分については台本を見ながら話すなど柔軟に対応しましょう。
事前に決めていたタイムスケジュールどおりに進行しないことはよく起こります。適宜時間を確認し、台本に実際の時間をメモしながら司会をすることがおすすめです。事前に台本に予定時刻を記載しておけば、ズレを把握しつつ調整できます。
時間が余ったときには、休憩時間を延ばす、質疑応答の時間を長く設ける、フリートークを挟むといった調整をおこなうといいでしょう。逆に時間が押している場合には質疑応答の時間を短縮し、終了後のアンケートで質問できるように調整することがおすすめです。
参加者を惹きつけるためには、堂々と司会進行をすることが大切です。背筋を伸ばし、後ろの人にも聞こえるようなハキハキした声で進行しましょう。
抑揚のない話し方では、聞き手の注意が散漫になります。大事なところを強調したり間をとったりと、強弱をつけて話しましょう。必要に応じてボディランゲージを交えるのもおすすめです。
イベントの司会進行の役割や台本の作成方法、司会を成功させるポイントについてご紹介しました。司会は、イベントの進行を調整したり会場を盛り上げたりと、イベント成功において重要な役割を担います。台本の作成や司会の練習など入念に準備し、当日の運営にも気を配りましょう。
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