イベント開催後に報告書を書くことで改善点や良かった点などを共有しやすく、次回に活かせます。本記事ではイベントの報告書を書くべき理由やメリット、作成する上でのポイントや注意点について解説。イベント運営者はぜひ参考にしてください。
イベントの開催後、結果をまとめた報告書を作成すべき理由には、主に以下4つのメリットが挙げられます。
・結果を記録して改善点を共有し、次回に活かす報告書を作成することで上記のようなメリットが得られ、イベントを成長させてより大規模なものにできるでしょう。
イベント結果を報告書に記録し、改善点を社内やイベント運営スタッフに共有することで、次回はより良いイベントを開催できるでしょう。イベント結果を調査したり分析したりする際は、アンケートをとることで客観的な評価や感想を得られます。
アンケートをとる重要性や回答率を上げるコツなどは、以下の記事を参考にしてください。
参考：イベント後のアンケートが重要！回答率を高めるコツなどを解説
イベントごとに必ず報告書を作成しておくと、次のイベント開催後に前回との比較が簡単にできます。例えば、イベント参加者数やSNSの口コミ件数、イベントでの売上などを記録しておくことにより、具体的な数値の変化を確認できるのです。
もしも大きな変化が見られなかったり、逆に減少したりしてしまった場合は、まだまだ改善すべき部分が多いと判断できます。
イベント報告書を作成するのは、社内に共有して次回に活かすことに加え、スポンサーや協賛企業がいる場合の報告にも利用するためです。企業がイベントのスポンサーや協賛になってくれるのは、宣伝効果を期待しているからでしょう。
そんなスポンサーや協賛企業に対してイベント運営側ができることは、集客数や売上などを報告し、イベントの規模を成長させることです。イベントを成長させることで宣伝効果も大きくなり、スポンサーや協賛企業などへ還元ができるでしょう。
イベントの報告書を作成するのは、ブランディングに活用できるからです。社外向けに要点をまとめた報告書を発信すると、どのくらいの規模なのかを認知されやすくもなるでしょう。
宣伝告知の際に報告書を元にしたデータを掲示することで、イベント内容や参加者についてのイメージがしやすくなります。上手く活用することによってブランディングにもつながるのです。
イベントの報告書を書く際は、以下に示す4つのポイントをおさえてください。
・報告書の作成目的、誰に向けて書くのかを確認する上記の4つを意識することで、誰が見ても分かりやすい報告書が作成できます。イベントの報告書を作成できたならば、そのフォーマットなどを保存しておくと、また報告書を作成する際の手間を省くことが可能です。
報告書の目的や誰に（スポンサーや協賛企業などに）向けて書くのかを確認することで、記載すべき内容を明確にできます。定期的にイベントを開催する度に報告書を作成する場合は、特に報告書の目的を決めておくべきです。
報告書の目的はイベントの振り返りと反省、次回のイベントに活かすことですが、「イベントを開催するごとに報告書を作成する」という手段がゴールになってしまう可能性があります。このような事態を避けるためには、目的や誰に向けて書くのかを明確にすることが有効です。
報告書を作成する前にアンケートを行うと、「参加者の声」を集めて報告書にまとめることが可能です。実際のイベント参加者からもらった声や意見は、非常に価値があります。そんな「参加者の声」を報告書にまとめることで、反省や改善点を見つける際に参考にできるのです。
アンケート結果は次回イベントの宣伝告知にも活用できるため、さらなる効果が期待できるでしょう。
報告書にはできるだけ具体的な数字を使用し、客観的な事実や結果を報告してください。それによって報告書を見た人が、よりイベントについてイメージしやすくなるのです。
次のイベント開催後に前回との比較を行う際、言葉よりも数字のほうがより正確に比較できます。ただし、具体的な数字を用いて報告書を作成するためには、参加者の人数や売上、口コミ件数などをしっかり調査する必要があることを覚えておきましょう。
報告書は、要点を絞ってできるだけ少ない枚数でまとめてください。あくまでも報告書の作成は、イベントを改善していくという目的の手段であり、報告書の作成がゴールになってはいけません。
報告書が何十枚もあって論文のようになってしまうと、しっかりと熟読して反省するのが非常に大変です。文章は最小限にして、グラフや表などの資料を用意すると内容が分かりやすくなるでしょう。
イベントの報告書を作成する際は、以下に示す4点に注意すべきです。
・画像（写真）挿入は肖像権について確認する報告書は社内か社外かを問わず、誰に見られても問題にならないようにルールやマナーなどに注意してください。
報告書に画像（写真）を挿入する場合は、肖像権について確認することを忘れないでください。肖像権とは、許可なく自身の顔や体を撮影されたり、公表されたりしない権利のことです。近年、急速に普及しているスマホとSNSによって無意識のうちに肖像権を侵害してしまっている方が増えています。
イベントは、あらかじめ撮影が行われることが予想できる場所でもあり、基本的には肖像権の侵害にあたらないケースが多いですが、必ず注意してください。会場で撮影する際には、「広報」や「撮影班」などの腕章を目立つように付けておきましょう。
イベント会場などの写真を載せたい場合は、参加者の顔が分からないもの、あるいは被写体の本人から許可をもらって撮影した写真を使ってください。
イベント報告書に記載する文章の文末表現が、統一できているかどうかを確認してください。「である調」あるいは「ですます調」など、文末表現を統一することは文章における常識といえます。
これが守られていないと稚拙な印象を与えてしまうため、注意して確認することを忘れないでください。また、イベントごとの報告書で文末表現がバラバラにならないように、あらかじめ決めておくのが良いでしょう。
報告書に盛り込むグラフや表などの数値データには、根拠や出所、出典などを明記してください。アンケートの回答内容をまとめて数値化したものであれば、「イベント後に行ったアンケート結果をもとに作成」と注釈しておくと良いでしょう。
インターネットからグラフや表を引用する場合には、必ず引用元や出典などを明記するようにしてください。
報告書にまとめた内容が、時系列になっているかどうかを確認してください。時系列にまとめられていないと、非常に読みにくい上に内容が頭に入ってきません。報告書を上手く活用していくためにも、時系列に沿ってそれぞれ反省点や改善点などを考察し、お客様の声などを記載していきましょう。
イベントの流れに沿って報告書をまとめることで、次回のイベントで講ずるべき対策や準備物などを整理しやすいのです。
イベントの開催後には、結果を客観的にまとめた報告書を作成することによって多くのメリットが得られます。これは企業が主催するような大規模イベントに限らず、個人が主催する小規模のイベントでも同様です。
特にイベントを定期的に開催していく予定のある場合は、イベントをより活発にして大規模に成長させる上で、イベント結果の反省と改善は欠かせません。報告書の作成は、そのイベント結果を反省し、改善すべきポイントを見つけるのに役立ちます。
社外向けに要点をまとめた簡単な報告書を作成し、それを発信すると上手くブランディングに活用できるかもしれません。ぜひとも内容の充実した報告書を作成し、イベントの改善やブランディングに活かしていきましょう。