イベントを成功に導くためにはイベントの企画段階から詳細までを明確にすることが重要です。本記事ではイベントを企画する際のポイントや企画書の構成、書き方などを解説します。イベント運営者や企画書の書き方について知りたい方は、ぜひとも参考にしてください。
イベント企画とは内容や開催地、運営方法などを含めたイベントを開催するための計画を練る作業のことです。単にイベントといっても、何を目的としているかはイベントごとに大きく違うため、イベント企画では例えば「新規顧客の獲得」、「自社商品やサービスを認知してもらう」といったように目的を明確にし、その目的を達成するための内容を企画していきます。
そしてイベントの目的に応じて、集客するべきターゲット層が男性なのか女性なのか、どれくらいの年齢層なのかなど、想定される客層を検討していくことも必要になるのです。
イベント企画で目的や運営方法、ターゲットなど詳細な部分までしっかりと明確にしておくと、運営に何が必要かを把握しやすくなり、イベントの成功にもつなげられるでしょう。
どのようなイベントを運営する場合でも、まずはイベント企画者がイベントの内容について計画を練ることから始まります。イベント企画者は、企画から準備、制作、運営に至るまでの全てのステップにおいて重要な役割を担うのです。
イベント企画者の役割には、主としてイベントの開催目的を達成させること、イベントスタッフが働きやすいように運営方法や準備物を考えることなどが挙げられます。もちろん、イベントを大成功に終わらせて良い結果を残すことが重要です。
イベントにおいて良い結果を残すためには、既存のイベントと被らないための発想力や、競合イベントの調査分析によってより良いイベントとするための強みを作る思考力なども欠かせません。
さらに、企画したイベントを実際に開催するための対話力やプレゼンテーション力も大切です。何よりイベントの企画者として最後までやり遂げる責任感が求められるでしょう。
イベントを成功させるためには、企画段階から考慮すべき8つのポイントがあります。この8つのポイントはイベント業界において「6W2H」と呼ばれ、イベント企画者がイベント内容を企画する際に参考にすることが多いものです。
具体的には「イベントの開催目的は何か（why）」、「ターゲットは誰なのか（whom）」、「何を提供するのか（what）」、「開催日はいつなのか（when）」、「開催場所はどこなのか（where）」、「どのように開催して進行するのか（how）」などを明確にしていきます。
イベント企画書を作成する際にも、この6W2Hに沿って記述していくと詳細まで分かりやすい企画書を作成できるでしょう。それぞれのポイントについて解説します。
まずは、イベントの開催目的が何かを考えましょう。イベントの開催目的は、イベントの主催者が企業や自治体などの組織なのか、あるいは個人なのかによって異なります。
企業や自治体などの組織がイベントの主催者であれば、何を目的としてイベントを開催するのかを指示されることが多いでしょう。このような場合は、その開催目的をより具体的かつ分かりやすいものにしてください。
個人でイベントを開催する場合には、より現実的かつ詳細な目的を考えることで、どれくらいの規模のイベントにするべきなのか、何が必要なのかなどを把握しやすくなります。
開催目的がハッキリすると、どのような客層を集めるべきなのか、イベントのターゲットを明確にできます。イベントのターゲットは、イベントの内容によって学生なのか社会人なのか、性別や年齢層までさまざまなパターンが考えられ、対象とするターゲットによって開催する時間や場所、適切な集客方法などが違うのです。
ターゲットがイメージできない場合には、競合イベントの参加者を調べることで把握できます。それでも難しい場合は、最低限ターゲットの年齢層について考えておきましょう。またイベントを複数回にわたって開催する場合は、毎回どのような参加者がいるのかを記録することでターゲットの想定に役立ちます。
イベントに参加するメリットや魅力がなければ、当然ながら参加する人がいません。そこでイベントでは何を提供するのか、イベントに参加することでどうなれるのかなど、ベネフィットを決めましょう。
例えば、アイドルのライブもイベントに含まれるでしょう。この場合、ライブの参加者は「好きな歌手の生声が聴ける」、「同じ趣味を持つ人と出会えて友達を作りやすい」といったメリットに惹かれて参加していると考えられます。
このように、イベントにおいて何を提供するのかを具体的に決めることで、そのために必要な機材や費用などを把握できるのです。
イベントの開催日をいつにするのか、開催する時間帯も合わせて決めていきましょう。このとき、イベントの開催日を単純に週末にすれば良いと考えてはいけません。ターゲットの年齢や職業、地域や時間帯などのさまざまな要素を考慮した上で決定していく必要があります。
例えば社会人がターゲットであれば、イベントの開催を17時などの夕方からにしても良いかもしれません。せっかくの休日にわざわざイベントに参加する気がなくとも、平日の夕方であれば仕事終わりに少し参加してみようかと考える人など、参加者を増やせる可能性があるのです。
開催日と合わせて、開催場所もターゲットの年齢や職業、地域や時間帯などを考慮した上で決めていきましょう。ただしイベントの開催場所については、施設を予約しなければならない場合もあるため、必ずしも希望している場所や施設にできるかは分かりません。
費用や収容人数などの問題もあるため、なるべく早い段階から開催場所を考えて施設に問い合わせるなど、確認作業が必要であることを覚えておきましょう。
イベントの企画者はイベント内容だけではなく、実際の開催にあたってどのようにすればスムーズに進行できるのかまでを考える必要があります。ここを疎かにしてしまうと、イベントに必要な機材や費用が曖昧であるばかりか、イベントスタッフの準備や進行に時間が掛かってしまうため大変です。
またイベントスタッフ同士の連絡方法や情報共有の方法をイベント前から整えておくと、イベント当日に慌てることなく進行できるでしょう。
企業や自治体などの組織が主催のイベントの場合、イベントを企画立案して企画書を作成し、部署内または関連部署に承認を得る必要があります。そのため、イベントの責任者や社内外の関係者を明確にしておきましょう。
また、イベントにはスポンサー企業や協賛企業が存在する場合もあるため、あらかじめ関係者が誰かを明確にしておくと、企画書やイベント報告書の送付などもスムーズにできます。
イベントによっては、ゲストとして著名人を招くこともあるでしょう。イベントではそういった招へいの費用に加えて機材の搬入費やスタッフの人件費など、さまざまな費用が掛かります。さらには集客のために告知サイトを制作する費用や、DMなどの広告宣伝費も考慮しなければいけません。
イベントの規模や内容によっても大きく異なりますが、さまざまな点を考慮しつつどれくらいの予算が必要になるかを見積もってください。
なお、イベント当日に現金取引を行う場合には、釣銭の準備も忘れないようにしましょう。
イベントの企画書には「何のためのイベントなのか」、「どのように準備や進行をするのか」、「イベント開催までのスケジュール」、「競合イベントの来場者数」などを詳しく記載してください。
これは社内や組織の責任者からスムーズに承認をもらうためであることはもちろん、イベントにスポンサーや協賛企業が存在する場合は、それらの企業や組織との議論や承認が必要になるためです。分かりやすい企画書にはどのようなポイントがあるのかをぜひ把握してください。
企画書には、先述した「6W2H」に沿ってイベントのコンセプトやターゲットなどを記載しましょう。イベント当日までのスケジュールや効果測定の方法、イベント後にとるアンケート内容などもおすすめです。
イベントにスポンサーや協賛企業がついている場合、イベントの主催者ができる恩返しや還元方法は、イベントの規模を大きくしてより宣伝効果を上げることでしょう。そのため、どのような方法でイベントの反響具合を測定するか、SNSやWebサイトのツールにどれくらいアクセスが集まったかなど、効果測定に関する内容は必須といえます。
イベントの企画書は文字だけのものではなく、スケジュールや収支を表にした資料などを用意することで、クオリティを向上させることが可能です。企画書のクオリティを向上させると、承認もよりスムーズに得られるでしょう。
資料の作成にあたっては、競合イベントの参加者数や参加目的、実際にイベントに参加した方の感想などを調べてみると良いです。また今後イベントを定期的に開催するのであれば、イベント開催後にアンケートをとり、その結果を次のイベント企画書に反映させると良いでしょう。
アンケートをとる重要性やアンケートを作成する上でのポイントについては、以下の記事を参考にしてください。
イベントの準備や当日の進行は企画書をもとに動いていくため、イベントの企画は非常に重要な作業であることを認識しておきましょう。準備や進行をスムーズにしてイベントを成功させるためにも、しっかりと考えて実効性のある企画を立案してください。
またイベントを開催するためには、まず企画書を作成して社内や組織の責任者からの承認をもらう必要があります。そして企画書には、企画段階から考慮すべき8つのポイントである「6W2H」や資料を用意することも忘れないようにしましょう。
ぜひイベントの参加者に「参加して良かった」と思ってもらえるようなイベントを企画立案していきましょう。