イベント開催後にアンケートをとることで、イベント結果を客観的に判断できます。ターゲット属性やイベントの認知経路、改善点などを把握できるため重要です。本記事では、イベント後にとるアンケートの重要性やメリット、回答率を高めるコツなどを解説します。
イベント開催後にアンケートをとることで、沢山のメリットが得られます。具体的なメリットとしては、主に以下の5つです。
・イベントの改善点や反省点を明確に把握できるイベントは、まず企画者がイベントの内容やテーマなどから企画立案を始め、目的やターゲットを考えながらイベント運営を進めます。しかしどんなにしっかり考えても、イベント前の想定とは異なる結果になるケースが多いでしょう。
イベント後にアンケートをとることで、イベント前の想定と結果がどうであったかを客観的に比較して判断する際に役立つのです。
イベント運営においては、イベント後に結果を調査分析して改善点を見つける作業があります。このときアンケートを利用すると、このイベント結果をより客観的に判断できるのです。改善点だけではなく、イベントの良かった点なども知ることができるでしょう。
良かった部分をさらに良くなるように工夫し、自分たちが開催するイベントの強みを持てれば、同業イベントとの差別化も図れるのです。
アンケートをとることにより、実際のイベント参加者から「お客様の声」を収集できます。そのお客様の声をイベントの宣伝告知などに上手く活用することで、新規の参加者が増えることも期待できるのです。
お客様の声をもとにイベント内容をより具体的にイメージでき、お客様も安心してイベントに参加しやすくなるため、集客効果を高めることにつながります。
アンケートに氏名や住所、性別など個人情報の入力欄を作っておくことで顧客リストを取得できます。この顧客リストの情報をもとにイベント内容を変えたり、集客方法を変えたりすると、よりイベントの成長につなげられる可能性があるのです。
ただし、アンケートに個人情報の入力欄があると、回答率が下がる可能性も考慮しなければなりません。お客様の不安を軽減するための工夫をする必要があります。
イベントの開催前に想定していたターゲット属性と、実際のイベント参加者が異なる可能性も十分にあります。年齢や職業などの入力欄を設けたアンケートをとることによって、想定していたターゲットと実際の参加者が合っているかを確認できるのです。
さらにイベントの認知経路に関する質問を設けると、イベントを誰から、あるいはどんな媒体から認知したのかという認知経路を把握できます。それらの情報は、以降のイベントにおける宣伝告知の際に活かせるでしょう。
イベントのアンケートをとることで、認知できていなかった競合イベントの存在を把握できる可能性があります。特に企業が主催する大規模イベントに比べると、個人が開催するイベントは完璧に把握するのが難しいです。
そのような小規模イベントであっても、アンケートをとることによって参考にできる情報を得られるかもしれません。
イベント参加者にアンケートの依頼メールを送信する場合は、以下の4つのポイントをおさえておきましょう。
・ 時間帯に注意して依頼メールを送信する
・ メールの目的や収集した情報の用途を記載する
・ 回答の所要時間や設問数などを記載する
・ お問い合わせ先（HP、メールアドレスなど）を記載する
これらのポイントをおさえた依頼メールを作成し、送信することでメールの開封率を上げやすくなります。ただし、依頼メールを何度も送信すると迷惑に感じる方も多いでしょう。アンケートの依頼メールは2回までにするなど、あらかじめ再送する回数を決めておくと良いです。
アンケートの依頼メールは、早朝や深夜に送信しないように注意してください。メールの送信に適切な時間帯は、イベントの内容や参加者の年齢層によって若干前後することも考えられます。
目安としては、ターゲットがサラリーマンであれば朝の通勤時間帯や夕方以降、学生であれば21〜23時頃などの時間帯です。依頼メールの送信に適切な時間帯が分からず、なかなか回答が得られない場合は、何回かに分けて送信してみると回答率の高い時間帯を見つけられるかもしれません。
アンケートの依頼メールには、アンケートをとる目的や収集した情報の用途を必ず記載しましょう。例えばアンケートに氏名や年齢などの個人情報の入力欄を設けている場合、アンケートの回答者には「なぜ個人情報が必要なのか」と疑問に感じる方もいます。個人情報の取扱いに関して不安視する方も多いでしょう。
目的や情報の用途を記載しておくことで、それらの不安を軽減させる効果が期待できます。
依頼メールを見てアンケートの回答ページを開いてもらうためには、気軽にできることや短時間で終わるという内容を分かるように記載するのがポイントです。そこでアンケートの所要時間や設問数を記載しておくと、簡単に終わるイメージができるでしょう。
メールの文章には「すぐに終わる」といった言葉よりも、「3分で終わる」といったように、できるだけ具体的な数字を含めることが大切です。
アンケートの依頼メールには、イベントの公式HPやメールアドレスなどの問い合わせ先を記載してください。問い合わせ先を記載しておくことで、イベント参加者からアンケートに関する質問をもらえる場合もあります。
アンケートの依頼メールに限らず、普段から問い合わせ先を要所に明記しておくと、イベントを支援してくれるスポンサーや協賛企業からの連絡をもらえるかもしれません。
イベントアンケートの回答率を高めるコツには、3分程度で簡単に終わる設問数にすること、解答形式を選択式にすること、特典や謝礼などのインセンティブを用意することの3つが挙げられます。
アンケートを依頼する方法としては、気軽かつ効率的なメールを利用するケースが多いです。しかしメールには、どんな内容であっても基本的に開封率が低いというデメリットがあります。メールを見てからアンケートの回答ページを開くという手間もあるため、少しでも回答率を上げるための工夫をする必要があるのです。
アンケートの設問数をできるだけ少なくし、所要時間が3〜5分程度になるように作成しましょう。設問数が多いと、アンケートの回答ページを見ただけでやる気が失せてしまい、回答率が低下してしまうからです。特に所要時間が10分以上かかるようなアンケートは、途中でやめてしまう確率が非常に高いでしょう。
より客観的にイベント結果を調査するためにも、設問数を慎重に考慮してアンケートを作成してください。どうしても設問数を多くしたい場合には、アンケートの回答者に特典や謝礼を用意するといった回答率を高めるための工夫が必要です。
設問数を少なくする以外で回答率を高めるには、回答形式を選択式にすることです。あらかじめ回答の選択肢を用意しておくと、記述式のアンケートに比べて回答者が考える時間や書く手間を減らせます。アンケートがより短時間で終わりやすくなるため、ぜひ参考にしてみてください。
回答形式を選択式にすると、アンケートの回答内容を収集して分析する際に楽になるメリットがあります。アンケート結果をもとにしたグラフや表なども作成しやすくなり、イベント後に作成する報告書のクオリティを高められるでしょう。
イベントなどのアンケートであればあまり必要ないかもしれませんが、特典や謝礼などのインセンティブを用意すると、その謝礼を目当てにアンケートに応じてくれる方が増えます。その結果、アンケートの回答率は大きく向上するでしょう。
特典や謝礼を用意したアンケートであれば、設問数を増やしてボリュームのあるアンケートであっても、最後まで回答してくれる確率が上がります。コストがかかってしまいますが、より詳細なデータを収集したい場合は謝礼を用意することを検討してみてください。
イベント後にアンケートをとり、そのアンケートの回答内容を分析することで次のイベントに活かせます。アンケートをとることでイベント参加者の感想や評価を把握でき、より客観的にイベント結果を確認できるのです。
また、イベント参加者の年齢や職業などの属性も把握しやすくなり、参加者と同じようなターゲットに対してサービスを提供している企業や組織から、スポンサーや協賛という形で支援を受けられるかもしれません。
そのほかにもアンケートによって得られるメリットは沢山あるため、イベントの運営者でまだアンケートを実施していない場合はぜひ検討してみてください。より多くデータを収集して次のイベントに活かすためにも、メールの開封率やアンケートの回答率を高める工夫をしていきましょう。