イベント運営においては、企画立案から宣伝、各種機材の準備、実開催、イベント結果の調査分析など、イベントに関わる作業の全てを行います。本記事では、イベント運営の進め方や「イベント運営マニュアル」の作成ポイントなどを解説していきます。
イベント運営とはイベントの企画立案、必要な機材や会場などの準備、実際のイベント開催と進行、終了後の結果報告といった全ての作業のことを意味します。
個人が開催するイベントを除けば、基本的にアルバイトや派遣スタッフなどを利用してイベントスタッフを集めることが多いでしょう。イベントを主催する企業や自治体などの組織に所属しているスタッフはイベント運営に慣れているかもしれませんが、特にアルバイトなど臨時に雇ったスタッフは、人によって仕事のこなし方や仕事の内容を理解するスピードが異なります。
そのような状態であってもイベントを成功させるために、イベントの流れや仕事内容を効率良く共有する方法を考えることもイベント運営では大事なことです。
イベント運営は、主に次の5つのステップに分けることができます。
・イベントを企画立案するイベントの規模や内容によってスケジュールは異なるため、イベント当日までにやるべきこと、当日にやることなどを明確にし、余裕をもって運営していけるようにしましょう。
イベントの企画立案は企画者のみで担当する場合もありますが、企画者がいない場合にはみんなで相談しながら決めていきます。イベントの企画段階は、イベントを開催する目的やコンセプト、対象とするターゲットは誰かなどをはじめ、イベントを開催するまでの日程や準備内容を決めるための重要なステップです。
この段階でしっかりとターゲットを絞り、そのターゲットに見合った開催場所や日時を決めていきます。また、イベントに必要な資材や予算を明確にすべき段階でもあるため、このステップを曖昧にしてはいけません。
企画の考え方や企画書の書き方などのポイントは、以下の記事を参考にしてください。
参考：イベント企画の考え方は？企画のポイント、企画書の書き方などを解説
企画立案の段階でターゲットを明確に定めたならば、そのターゲットを集客するために利用する媒体を検討しましょう。集客媒体としてはSNSやWebサイト、メールマガジンや雑誌広告などさまざまな種類があります。
近年はインターネットやスマートフォンが普及したことにより、求めるターゲットに対して直接的に宣伝や訴求ができるSNSや、動画広告を利用するのが一般的です。このターゲットを絞って広告を出稿する「ターゲティング機能」を利用することで、より低コストかつ高い集客効果が期待できます。
広告宣伝費と集客効果のバランスや、ターゲットと集客媒体の相性などを考慮しながら利用する媒体を決めましょう。そして闇雲に広告を出すのではなく、心理的に刺激される言葉や具体的な数字を盛り込むなど、文章テクニックを利用するとさらに集客効果を高められます。
具体的な集客方法や集客率を高めるコツなどは、以下の記事を参考にしてください。
参考：イベント集客の方法やアイデアとは？集客を成功させる5つのコツを解説
イベントでは会場の予約なども必要になるため、事前に問い合わせて希望の日時に利用できるかどうかを確認しましょう。イベントの規模にもよりますが、施設を借りる場合にはそれなりの費用がかかります。
最近はオンライン上で開催するイベントも流行っているため、会場を用意する必要性がないイベントは、できるだけオンラインイベントとして開催するとコストの削減が可能です。その際にはパソコンはもちろん、スピーカーやカメラなどの機材準備を忘れないようにしてください。
つづいて実際にイベントを開催し、円滑に進行させるステップです。イベント当日は参加者への対応に追われ、イベントスタッフ同士の連絡が難しくなることも考えられます。あらかじめイベント運営マニュアルなどを作成しておくと、スタッフが自律的に動いてくれるため安心できるでしょう。
またイベントにはトラブルがつきものです。何か起きても冷静になって、可能な限り迅速に対処することを心掛けましょう。
最後のステップは、イベント開催後に当時の雰囲気や参加者の感想などを調査して分析し、次回のイベントをより良くするための改善点などを見つけるステップです。参加者の感想を得るには、イベント後にアンケートをとるという方法もあります。
イベントの結果を客観的に判断できる材料を集めて改善点を見つけていき、次回のイベントで変更するポイントなどを記録してスタッフにも共有しておきましょう。
イベント後にアンケートをとる重要性や作成する上でのポイントなどは、以下の記事を参考にしてください。
参考：イベント後のアンケートが重要！回答率を高めるコツなどを解説
「イベント運営マニュアル」を作成してイベント運営に取り入れると、沢山のメリットが得られます。具体的には「イベントの流れや運営方法をスタッフに共有しやすい」、「作業ミスや忘れを防ぎ、確認または点検できる」、「ノウハウが蓄積できてマニュアルの修正や変更ができる」といったものです。
イベントを定期的に開催する場合には、このイベント運営マニュアルの作成が必須といえるでしょう。
マニュアルがあれば、イベントの運営や準備の方法などをスタッフに共有でき、ひとりずつ教える手間を省けます。
イベントスタッフとしてアルバイトなどを募集する場合には、イベントごとにスタッフのメンバーが変わるでしょう。メンバーが変わると、仕事の内容を一から説明しなければなりません。
毎回のイベントで同じ説明を何度も繰り返すのは時間の無駄です。重要な説明だけを行うようにして、基本的な事項はマニュアルを読めば分かるようにしておけば運営が効率的になるだけではなく、どんなスタッフでも自律的に動いてイベント運営を手伝ってくれるでしょう。
マニュアルを用意しておくことで、作業ミスや作業の忘れなどを防ぐことができます。震災や火災など緊急事態への対処や、クレームのようなトラブル発生時の対応方法などもマニュアルに記載しておくと、いざというときに役立つでしょう。
例えばイベントに備えてステージの設営をする場合、イベントスタッフが作業ミスをすると怪我をしてしまう可能性もあるのです。イベント運営マニュアルがあれば作業ミスが防げるため、イベントスタッフの安全確保もできるでしょう。
イベントを定期的に開催する場合は、初期のイベントからマニュアルを作成しておくと良いでしょう。マニュアルを作成した当初のイベントで円滑な運営ができなかったとしても、反省点や改善点をマニュアルに反映してアップデートすれば、より「使えるマニュアル」を持てるわけです。
イベントを重ねれば重ねるほどノウハウが蓄積され、より現場に適した内容のマニュアルを作成していけるでしょう。
イベント運営マニュアルを作成する上で、おさえておくべきポイントがあります。それは「誰でもマニュアルどおりにできるようにする」、「トラブル対策や緊急時の対応を記載する」、「コロナ感染予防の対策やチェック項目を作る」、「完成後に役割ごとのシミュレーションを行う」といったことです。
これら4つのポイントについて、以下で詳しく確認していきましょう。
マニュアルを参考にしつつイベントを運営しようとした際、そのマニュアルがとても分かりづらいもので結局マニュアルどおりにできないのであれば、マニュアルの存在意義がありません。また、マニュアルの作成者だけが理解できるようなものでは無意味でしょう。
マニュアルは、それを見れば誰でも同じことができるように、簡単かつ分かりやすい内容にすることが大前提です。イベントスタッフが理解できないものはマニュアルとしての価値がないことを覚えておきましょう。
文章だけだと分かりにくい場合には、適宜画像や図表などを挿入してください。
マニュアル作成で得られるメリットで紹介したように、トラブル発生時の対応方法をまとめておくと冷静に対処できるようになります。あらかじめ可能な限りのトラブル対策を講じた上で、いざというときのために一目で分かるような記載をしておくことが大事です。
場合によっては、マニュアルに記載した対応方法で参加者の命を救うこともあるかもしれません。できるだけ多くの人と議論して決めておきましょう。
コロナ禍にある現在、イベントの開催がなかなか厳しい状況が続いています。可能なものはオンラインイベントとして開催し、コロナの感染予防や感染拡大防止に努めるべきです。もしもオフラインで開催する場合は、開催場所の自治体が定めるイベントの開催制限などを守ることはもちろん、換気や定期的な消毒、飛沫防止シートの設置などをしておきましょう。
マニュアルにチェック項目を設けておけば、スタッフが確認できるためおすすめです。
マニュアルが完成したならば、役割ごとにシミュレーションを行って実践的なレベルに達しているかどうかを確認してください。このときマニュアル作成者だけではなく、ほかの人にも確認してもらうとより良いマニュアル作成に役立つアドバイスをもらえるかもしれません。
また、マニュアルの作成後だけではなく、マニュアルの一部を変更した場合にも必ずシミュレーションを行うことを忘れないようにしましょう。
イベントを成功させるには、スムーズな運営が必須条件といえます。特に大規模なイベントでは、臨時スタッフとしてアルバイトや派遣スタッフを雇用することもあり、一人ずつ時間をかけて一人前の運営スタッフとして教育することは困難です。そこで、誰が見ても理解できるイベント運営マニュアルの作成が重要といえるでしょう。
いざイベントを開催してみると想定どおりにいかないことがあるかもしれません。もし上手くいかなかった場合には、イベント結果を調査分析するときに必ず記録しましょう。改善点を見つけて対処するための体制を構築しておくと、イベントを開催するごとにより円滑な運営ができてイベントの成功に近づけるはずです。ぜひ本記事を参考にしながらイベントを運営してみてください。