「イベント主催に興味があるけど初心者だと難しい？」「イベント主催って儲かるの？」
こんな疑問をお持ちの方は多いのではないでしょうか。結論から言うと、イベント主催は成功するコツを押さえていれば利益を出すことも可能です。
この記事では、イベント主催初心者に向けて、イベントの企画や前日や当日の準備、起こりがちなトラブルとその解決法まで詳しくご紹介します。何から始めていいか分からない人や、初めてイベントを主催するという方はぜひ読んでみてください。
目次
イベントを主催する際には、まず最初にイベントの目的を決めます。イベントを開く目的を決めたら、会場や日時など場所を押さえましょう。その後にイベントの告知を行います。ここまでがイベント自体の準備となります。
イベントを開催して終わりではもったいないので、イベント開催後に行う懇親会の準備をしておくのも良いでしょう。イベント当日までに諸々の準備を行い、イベントと懇親会を実施した後は、参加者にお礼状を送付するのも忘れてはなりません。
イベントを主催したいと思ったら、まずは企画を練りましょう。
イベントの企画とは、イベントの目的や内容を考えて実行するための計画を練る作業のことです。イベントの企画と言っても何から始めていいか分からない方も多いと思いますが、イベントの企画はそれほど難しくないので安心してください。
イベント企画には以上のような手順があるので、詳しく見ていきましょう。
イベント企画については以下の記事でも詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。
イベント企画の考え方は？企画のポイント、企画書の書き方などを解説
まずイベントの大枠となる目的を決めましょう。目的と聞くと固く捉えてしまいがちですが、なぜそのイベントを開催するのか、イベントを開催することでどうなってほしいかを考えればよいです。例えば、新規顧客開拓なのか既存顧客に対する懇親会なのか、はたまた社内の社員に対する労いであったり目的は多岐に渡ります。
今回イベントを開催することで、何を実現したいかのゴールから目的を考えるようにすると定まりやすいでしょう。
次にイベントのターゲットを決めましょう。ターゲットというのは、イベントの参加者のことです。開催するイベントはどんな人たちを対象にしたイベントなのか、どんな人たちに来てほしいのかを決めます。ターゲットはどんな人なのか、その人たちに対してどんな効果を与えたいのかを考えていきましょう。
ターゲットの設定は集客に大きく影響するので、アプローチしたいターゲット層を明確化するのが大切です。
目的とターゲット像が決まったら、次はイベントの種類を決めましょう。イベントの種類には、講義型、参加型、交流型の3つのタイプがあります。講義型はセミナーのようなイメージで、スピーカーとなる講師がメインで話をするスタイルです。参加型は、参加者と一緒に何かを行うスタイルで、体験型イベントとも呼ばれます。そして交流型は、参加者同士でディスカッションしたり情報交換したりするスタイルです。
イベントの種類に合わせて、予算も早めに決めておくことをおすすめします。
イベントの種類やターゲットが決まったら、次はイベントの講師やゲストとなる出演者を決めます。講師や出演者の部分は集客ポイントの一つとなるため、よく事前のリサーチなどをしっかりと行いましょう。講師や出演者に充てられる予算を決めた上で、既に決めているイベントの目的、ターゲット、種類からどんな人が適任かを予算を鑑みつつ決めていきます。
たとえば、ターゲットとなる世代が若年層であれば、話題になっている人やYoutube等のSNSで活躍している人などを候補にすると良いでしょう。
イベントの骨組みが決まってきたら、イベントの会場と日時を決めます。時期によっては会場が予約でいっぱいになっていることもあるので、イベントを行いたい会場が先に決まっている場合は早めに予約しておきましょう。
また、イベント会場を決める際は会場の下見は必須です。実際に会場に足を運んで、会場のイメージや規模感を確認しておきます。予算の範囲内で、ターゲット層に合った場所を選ぶようにしましょう。
会場の選び方については以下の記事でも詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。
失敗しないイベント会場の選び方。下見で確認すべきポイントも解説
イベントの企画や出演者へのオファーが済んだら、告知をして集客につなげていかなければなりません。イベントを開催するまでに多くの作業がありますが、最後の最後で抜け漏れがないように、以下のことを前日までに準備しておきましょう。
イベントは、人が集まらなければ開催する意味がありません。イベントを開催するのにかかった費用を上回る集客がなければイベントは赤字となり、次回の開催につなげることも難しくなってしまいます。開催日までにイベント会場を満員にするべく、集客活動を早めに行いましょう。集客方法はSNSやWeb広告、新聞、人づての紹介など色々あります。
ターゲット層がよく使っている媒体を使って告知をするなど、ターゲット層に一番効率的にアプローチできる方法を選んで告知をしましょう。
イベントの集客に関しては以下の記事でも詳しく解説しています。ぜひ参考にして、集客を成功させましょう。
イベント集客の方法やアイデアとは？集客を成功させる5つのコツを解説
イベントの開催には、会場内外の地図やイベントの進行マニュアルなど多くの資料が必要となります。当日に資料がどこにあるか分からないという状況にならないために、事前に書類を整理しておきましょう。特に、参加者名簿は個人情報も含む上に、イベント開催後のお礼を送る際にも使用する重要な書類なので、事前に作成しておくようにします。
イベントには、受付や誘導・会場案内など、さまざまなスタッフと一緒に進めることもあるでしょう。イレギュラーなことが発生した場合にも焦らず対応できるよに、スタッフへの書類の共有も忘れてはなりません。
忘れがちなのがおつりの準備です。当日に現金決済がある場合は、おつりの準備を事前にしておきましょう。もしもの場合に備えて、細かいお金を多めに用意しておくことを推奨します。銀行で両替する場合は、平日のうちに両替しておきましょう。
また、領収書が必要な人にも対応できるよう、領収書の準備もしておくようにします。レジの機械や支払いタッチパネル等の動作に問題がないかどうかも事前に確認しておくと安心です。
イベントが食事の時間帯を挟む時はお弁当やケータリングを頼むことがあるかと思います。お弁当やケータリングの用意を予定している場合は、問題なく予約できているかどうか、予約日時やお届け場所、数量に間違いはないかを確認します。もし間違いがあった場合に、前日だと変更ができない場合も多いので、余裕を持って早めのチェックが必要です。スムーズにイベントを行うためにも、食事の手配も万全にしてイベントを迎えましょう。
イベント当日に思わぬトラブルが起こってうまく対応できなかったという失敗談はよくあります。トラブル対策を事前にしていなかったために、トラブルが起きた際に参加者対応やイベント進行で忙しくてどうして良いか分からないといった状況は避けなければなりません。
そんな事態を防ぐために、怪我、体調不良、迷子や落とし物、プログラムの当日変更など、考え得るトラブルには全て対応できるよう対策をマニュアル化しておきましょう。
いよいよイベント当日です。イベント前日までに行う準備もたくさんありましたが、イベント当日には会場のチェックがメインとなります。
イベント当日は不安と緊張があるかもしれませんが、落ち着いてやるべきことを確認していきましょう。
リマインドメールとは、イベントの予定の再周知のために送るメールのことを指します。うっかり忘れていたということが無いように、今日の何時からイベントがあるかや、持ち物や注意点などを送信しておくと安心です。
電子チケットを販売する場合やネット上でチケットを販売する際には、名前やメールアドレスなどを入力することがほとんどです。チケット購入者にはリマインドメールを送れるように、システムを整えておくとなお良いでしょう。
イベント当日は多くの機材を使います。マイクなどの音響機材の接続に問題はないか、音量はちょうど良いか、プロジェクターを使う場合は映像は問題なく映るかどうかなど一つ一つ確認しておきましょう。イベントの会場や規模によっては音響スタッフなどの専門スタッフに依頼することもあると思いますが、小さなイベントの場合は自分でテストすることもあるでしょう。
会場に備え付けの機材を使う場合は特に気を付けてください。備え付けの機材が故障していたなどのトラブルが発生することもあるので、事前の機材テストは必須です。
前日に行う場合もありますが、イベント当日には会場の設営を行います。これもイベントの規模や会場によって異なりますが、機材の設置や参加者の椅子などの準備もイベントスタッフが行うことがあります。
参加者が怪我をしないように、椅子やテーブルに問題がないかも確認しながら設置しましょう。会場の設置を他のスタッフに委託する場合や複数人で会場の設営を行う場合には、会場設営マニュアルも作成しておくと作業がしやすくスムーズです。
開催時間に間に合うように、会場設営のスケジューリングもしっかりと行いましょう。
無事にイベントが終了したら一休みしたいところですが、イベントは開催して終わりではありません。イベントを開催した効果を最大化するために、イベントが終わった後にもやるべきことがたくさんあるのでご紹介します。
参加者へのフォローなど次回のイベントにつなげるための重要なアクションがあるので、それぞれ詳しく見ていきましょう。
イベントが終了して、まず初めにやることは会場の撤収です。会場を使わせていただいた感謝を忘れずにしっかりと元の状態に戻すようにしましょう。後片付けがいい加減だと今後会場を貸してもらえなくなる可能性が高いので、丁寧に会場の撤収作業を行うようにします。
また、会場は次に利用する方もいます。契約内容にもよりますが、会場の次の利用者の方に迷惑をかけないように、会場の撤収は速やかにその日のうちに行いましょう。
イベントが終わったら、参加してくれた参加者宛てにお礼のメールを送りましょう。お礼のメールを送るタイミングは遅くても、イベント終了後1ヶ月以内に送るようにしてください。期間が開くと参加者のイベントに対する印象や興味もどんどん薄れていきます。
また、お礼だけではなくアンケートを配るなどしてフィードバックをもらうことも、次につなげる上で大切です。フィードバックから改善点を洗い出し、次のイベント開催に生かしましょう。
もし、次回のイベント開催が決まっているのであれば、お礼メールと合わせて次回イベントの告知を行うのもおすすめです。お礼のメールを送信する段階でまだ次回のイベントの開催が決まっていない場合は、次回のイベントが決まったタイミングで、前回のイベント参加者に告知メールを送信しましょう。前回のイベントが好評であれば次回イベントに参加してくれる可能性も高まります。
広告やSNSなどで新規顧客を集めるのに加え、リピーターを増やしていくのも大切です。
上記でお礼だけではなくアンケートを配ることも大切だとご紹介しましたが、参加者からイベントのフィードバックをもらうことも、イベントを成功させるための大切なポイントです。アンケート用紙を用意して受付時に受け取ってもらい、イベント終了時に回収したり、アンケートメールを送って結果を集めたりしてフィードバックを集めましょう。
イベント開催後から時間が開いてしまうと参加者の記憶も薄れてくるので、なるべく早めにフィードバックをもらうこともポイントです。
どんなにイベントの準備を万全にしていても、トラブルはつきものです。イベント当日に予期しない事態が起きてしまった際、対応に時間がかかってしまうと事態を悪化させかねません。もしトラブルが起きてしまった場合でも、迅速に対応することで参加者に好印象を与えられます。
本項目では、イベントで起こりがちなトラブルについて確認していきましょう。
よくあるトラブルで挙げられるのがチケットの紛失です。参加者がチケットをなくしてしまうことはよく起こるので、チケット紛失の対応策を決めておきましょう。
身分証により本人確認などに、チケットをなくしてしまった人に対する対応策もありますが、さらに有効なのがチケットの紛失を未然に防げる電子チケットです。なくしやすい紙チケットと異なり、電子チケットはスマートフォンに表示させて入場できます。電子チケット販売サービスはたくさんありますが、サービスによって内容や料金はさまざまです。なんとなく難しいイメージがあるという方でも、「チケット for LINE Hybrid」なら使い慣れたLINEを使ってチケットの販売ができ、簡単に始められます。
チケット for LINE Hybridについては最後に詳しくご紹介しますので、ぜひご覧ください。
イベント当日の天候や公共交通機関の状況は、当日になってみないと分からない部分なので、事前にあらゆる場合を想定して、対応策を考えておくことが必要です。
たとえば、当日の天候がかなり荒れていて会場に行けない場合の対応はどうするのか、どの程度の天候でイベント開催するかどうか、当日の何時までに決めるのかなど、事前に決めておきましょう。
イベント当日には、体調不良の人が出たり、自然災害が起きたりすることも想定しておきましょう。急病人が出た際の対応としては、AEDの位置の確認や、AEDの使い方講習を事前に受けておくことを推奨します。
また、自然災害に対する対応として、イベント会場の避難誘導先や避難経路の確認をしておきましょう。事前に確認しておくことで、当日にトラブルが起きても冷静に対応できるようになります。参加者の安全を守ることは、イベント主催者として必須事項です。
イベント当日に、出演者が急にキャンセルとなったり遅刻で間に合わなかったりするケースもあります。出演者がキャンセルになった場合に備えて代打の出演者の予定を押さえておいたり、別の内容を用意しておいたりなど対応策を考えておきましょう。
出演者の遅刻の場合には、イベントのスケジュールを変更するなど、臨機応変な対応も求められます。あらゆるケースを想定して対応策を用意しておきましょう。
イベントは対面方式のものだけではなく、近年ではオンラインイベントも増えてきています。オンラインイベントでは、画面がカクついたり、アーカイブ用の録画がうまくできない、音声が入っていないなどのトラブルが発生しがちです。このようなネットワークトラブルが起きないように、事前に専用機器を用意したり、Web会議用ツールを導入することをおすすめします。
初めてのイベント主催は分からないことも多く、不安に感じる方も多いかもしれません。
本記事でご紹介した通り、イベントを開催するには事前の準備がたくさんあります。少しでも負担を軽減するためには、電子チケット販売システムの導入がおすすめです。電子チケットにすることで販売管理もしやすくなり、紙のチケットよりスムーズな入場で時間短縮できたり、受付スタッフの人件費削減にもつながるでしょう。
イベントを主催・開催したいとお考えの方は、電子チケットの導入も検討してみてはいかがでしょうか。電子チケットで、販売管理や受付業務を円滑に進めましょう。
電子チケットの中でも、初心者にもおすすめできるのが「チケット for LINE Hybrid」です。専用機器も不要でLINEで簡単にできるので、今まで電子チケットを使ったことがない人でも安心して気軽に使えます。チケット管理だけではなく、利用者が多いLINEを使ってイベントのPRができるのも大きなポイントです。
最後に、「チケット for LINE Hybrid」についてご紹介します。
それぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。
「チケット for LINE Hybrid」は初期導入費や月額固定費がかからないので、費用を抑えられます。イベント主催においてもちろん集客は重要な指標ですが、イベント開催にかかる費用はできるだけ抑えたいものです。
「チケット for LINE Hybrid」では、かかる費用はチケットの枚数ごとの販売手数料のみ。複雑な料金体系や追加料金もなく、チケットの枚数ごとの従量課金型の分かりやすい料金体系となっています。
電子チケットは発券手数料などがないので、購入者の負担が0円なのもメリットと言えるでしょう。
実際に「チケット for LINE Hybrid」を導入した企業さまや一般社団法人さまからは、LINEでマーケティング活動もできるのが決め手だったという声もあります。
「チケット for LINE Hybrid」では、LINEのタイムラインやトーク機能を使ってイベントの告知ができます。圧倒的な利用者を誇るLINEで効果的に告知できることで、無駄な広告費の削減、新規顧客獲得が容易に実現できるでしょう。
チケット管理に留まらず、マーケティング活動をまとめて行えるのも大きなメリットです。
電子チケット販売システムを導入したいとお考えの方は、お気軽にお問い合わせください。
今回の記事では、イベント主催初心者に向けてイベントを主催する時の流れや、各フェーズごとのするべきことなどをご紹介しました。さまざまな準備やトラブル対策など、イベント主催者はやらなければいけないことがたくさんあります。
便利な電子チケットが普及した現代では、以前よりもイベント開催のハードルも低くなってきました。電子チケットを活用してしっかり集客し、イベントを成功させましょう。