初めてイベント企画の担当になった方は、何から手をつけていいのか分からず戸惑うこともあるかもしれません。イベント企画の際は、順序立ててステップを踏むことが重要です。
まずは、イベントの「目的」と「対象者」を明確にすることから始めましょう。次に、イベントのスタイルを決めます。そして、来場者のメリットを告知に盛り込みましょう。
このように、一つ一つステップを踏んでいけば、初心者でも成功するイベント企画ができるはずです。
本記事では、初心者でも失敗しない、イベント企画の基本をご紹介します。これからイベントを企画しようとお考えの方は、ぜひ最後までご覧ください。
イベント企画の基本は、企画の目的やターゲットを明確にすることから始まります。目的やターゲットが曖昧だと、イベントが成功したのかどうか判断できません。想定した利益が得られない可能性もあるでしょう。
目的を決めたら、ターゲットに合わせて企画を考えていきます。例えば展示会なら、商品の体験を通じて使用感を知ることができます。セミナーなら、スライドの見やすさや温度管理など、参加者の快適性に気を配る必要があるでしょう。
このような目的に沿った企画にするには、ターゲットのニーズを忘れずに検討する必要があります。目新しさや面白さを追求するあまり、本来のターゲットからかけ離れてはいけません。以上のことを踏まえて、イベントを企画しましょう。
企画後のイベント開催までの流れは以下の記事で解説しています。ぜひご覧ください。
『イベント主催者必見！イベント主催・開催までの流れを詳しく紹介』
イベント企画を成功させるためには、以下の4つのポイントを押さえることが重要です。
上記のポイントに気をつけながらイベント企画を進めれば、初心者でも失敗のリスクを最小限に抑えられるでしょう。
イベントの目的と対象者を明確にするのは非常に重要です。
例えば、製品のプロモーションイベントなら、その製品の購入層に合わせてターゲットを絞ります。従業員の親睦を深めるイベントの場合は社内の全従業員を対象とするなど、目的に応じて異なるでしょう。
このようにイベントの目的とターゲット層が一致していないと、参加者が集まらず、イベントが失敗に終わる可能性が高くなります。
イベントの目的に合わせて、適切なターゲット層を設定することが成功のカギです。
イベントの規模に応じて準備期間を確保しましょう。大規模なイベントであれば半年以上の準備期間が必要になります。準備期間の目安は以下の通りです。
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イベント規模 |
準備期間 |
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少人数のセミナー |
2〜3ヶ月 |
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中規模の展示会 |
3〜6ヶ月 |
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大規模の全国展開イベント |
6ヶ月以上 |
準備期間が短くなると、次のようなリスクが高まります。
イベント成功のためには、余裕を持った準備期間の確保が不可欠です。
イベント企画では、運営スタッフや関係者間の連携が欠かせません。特に初心者の場合はさまざまな立場の人と協力する必要があるため、コミュニケーションを密に取ることが重要です。例えば、イベントを企画する上では以下のような関係者と連絡を取り合うことになります。
これらの関係者と日程や役割分担、準備状況などを頻繁に確認し合う必要があります。そのためにはメールやチャットワークなどのツールを活用し、漏れのないコミュニケーションを心がけましょう。
イベント当日は予期せぬトラブルが起こる可能性があります。そのため、事前に下記のようなリスクと対策を検討し、予備計画を立てておくことが大切です。
【リスクと対策の例】
このように、リスクの洗い出しと具体的な対処法を検討しておくことで、トラブル発生時の対応力が高まります。予備計画があれば、落ち着いて適切な判断ができるでしょう。
イベントは以下のような流れで企画しましょう。
それぞれのポイントを詳しく解説します。
イベントの種類や規模を決める際には、まず「イベントの目的」と「ターゲット(対象者)」を明確にすることが大切です。目的とターゲットが合っていないと集客が見込めません。
例えば、目的が「新商品の販売促進」の場合、一般消費者をターゲットとした展示販売会が適切でしょう。一方、「社員の親睦を深める」のであれば、社員とその家族を対象とした親睦会やBBQイベントなどがおすすめです。
このように、目的に合わせてイベントの内容や規模、集客対象を決めていく必要があります。目的別のイベントの種類と規模の例は以下の通りです。
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目的 |
イベントの種類 |
規模 |
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新商品の販売促進 |
展示販売会、プロモーションイベント |
中〜大規模 |
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顧客・取引先接待 |
セレモニー、展示会・見本会 |
小〜中規模 |
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社員親睦 |
スポーツイベント、BBQ、新年会など |
小規模 |
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企業・商品のPR |
展示会、プレゼン会、セミナー |
中規模 |
このように目的に応じて、種類と規模を適切に決めましょう。
イベントの日程と会場は、企画内容や想定参加者数に合わせて慎重に検討する必要があります。まず日程は、ターゲットの行動パターンや他の関連イベントなどを考慮し、参加しやすい日時を選びましょう。
会場選定では以下の点に注意を払います。
事前に複数の会場を見学し、チェックリストを作成して比較検討するのがおすすめです。
イベントのプログラムや内容を決めるときは、目的とターゲットに合わせて検討を行います。例えば、企画内容には以下のようなプログラムが考えられます。
次に運営体制を組み立てましょう。イベントの規模や内容に応じて、以下のような役割分担が必要となります。
限られた人員で運営するのが難しい場合は、イベント運営に携わる専門のスタッフを外部から確保することをおすすめします。
イベント企画の成功のカギは、事前の入念な準備にかかっています。準備が不十分だと当日はトラブルに見舞われる可能性が高まるため注意しましょう。
事前に行うべき主な準備としては、以下のようなものが挙げられます。
それぞれのポイントを詳しく見ていきましょう。
公演やイベントの広報・宣伝計画を立案する際は、まずタイミングやターゲットを意識することが大切です。各種広告媒体の発売日や掲載サイクルを調べ、公演情報を途切れることなく発信できるよう、複数の企画の準備と実施を並行して行いましょう。
例えば、チケット発売後はチラシ配布やDMを中心に行い、その間に新聞・雑誌広告の準備を進めます。広告が出る頃に、雑誌や新聞への公演記事の仕込みを行うなど、計画的に情報を発信していくことで広報効果が高まるでしょう。
また、ターゲット観客層を想定し、それに合わせた媒体選定とアプローチ方法を検討します。演劇作品なら演劇ファン向け、落語なら落語ファン向けなど、対象層に応じたプロモーションが重要です。
こうした戦略的な広報・宣伝計画の立案が、効果的な観客動員につながります。
イベントの種類や規模によって必要な備品は異なりますが、代表的なものは忘れないようにリストアップしておきましょう。
例えば、エリアごとに以下のような備品が必要になります。
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受付用の備品 |
会場内の備品 |
控室用の備品 |
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など |
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事前に会場側の備品状況を確認し、運営側で準備する必要があるものをリストアップ・手配しておきましょう。
イベントの規模と内容に合わせて、運営に必要なスタッフ人数と役割を決めましょう。主な役割は以下の通りです。
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役割 |
担当業務 |
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実行委員長 |
全体の統括・進行管理 |
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副実行委員長 |
実行委員長の補佐 |
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司会者 |
開会・閉会の進行、アナウンス |
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受付 |
来場者の対応、誘導 |
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会場設営 |
会場の設営・撤収 |
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記録 |
写真撮影、動画撮影 |
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広報 |
SNSなどでの広報活動 |
役割分担後は、事前に役割ごとの業務内容や注意点を周知・教育しましょう。また当日は役割を確認し合いながら、柔軟な対応ができるよう連携を密に取ることが大切です。
初心者がイベント企画を成功させるためには、細かいステップを体系的に整理した運営マニュアルを作成するのがおすすめです。運営マニュアルには、イベント企画の流れや各工程での注意点、リスク対応策などを詳細に記載しましょう。これにより、準備から当日運営、アフターフォローまでの一連の作業を効率的に進められます。
イベント企画は多岐にわたる準備が必要で、初心者には大変な作業かもしれません。運営マニュアルを適切に活用すれば、チームで知恵を出し合いながら無理なく進められるでしょう。
集客を成功させるためには、イベントの目的やターゲットに合わせて告知手段を選ぶことが大切です。例えば、以下のようにターゲットごとに有効な告知手段は異なります。
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ターゲット |
有効な告知手段 |
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若年層 |
SNS広告・インフルエンサー |
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中高年層 |
地域の掲示板・ポスティング |
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ビジネスパーソン |
業界紙・専門サイト |
以上のように、ターゲットの行動パターンや情報収集先に合わせて告知媒体を選びましょう。
また、申込期間の前半と後半で告知内容を変えることで、興味関心を持続させるのもコツです。申込開始時点では「イベントの概要」、終盤は「残席わずか」といった具合にしてみてください。
申込者の進捗状況を公開しながら告知を続けることで、参加への機運を高められるでしょう。
集客のためには、こまめな告知が何より大切です。
イベント当日は、下記の準備と運営が重要になります。
それぞれのポイントを詳しく見ていきましょう。
イベント当日の運営を円滑に進めるためには、事前の会場下見と設営が不可欠です。
【会場下見のポイント】
【設営のポイント】
会場下見を行えば、イベント当日のさまざまなトラブルを未然に防ぐことができます。また、設営では、スムーズな運営体制づくりと最終確認が重要です。
イベント当日を想定した本番さながらの総合リハーサルは欠かせません。参加者の動線や運営スタッフの役割分担など、実際に体を動かしながら確認を行いましょう。
リハーサルでは以下のポイントをチェックします。
リハーサル後は関係者で反省会を開き、課題の洗い出しと対策を検討します。当日に備え、細かい調整を行いましょう。
そして本番直前には、スタッフ全員で最終確認を行います。役割分担の再確認や、連絡体制の徹底など、万全の態勢を整えましょう。
当日は予定通り進行するよう、進行役を決めておきましょう。進行役は会場の下見やリハーサルを行い、当日の流れを熟知しておく必要があります。
受付や会場設営を担当するスタッフの役割分担を明確にし、イベント開始前に最終確認を行いましょう。時間通りに進行できるよう、進行表を作成しておくと安心です。
進行中はスケジュールに遅れが出ないよう注意を払いましょう。遅延が発生した際は適宜プログラムを調整する必要があります。トラブルにも冷静に対応し、参加者に安心感を与えることが大切です。
イベント当日の運営が無事終わっても、そこで終わりではありません。参加者への感謝と次回案内、運営スタッフでの振り返りなど、イベント終了後のフォローアップを怠らずに行うことが大切です。
以上のポイントも忘れず行いましょう。
イベント終了後は、参加者の皆様へお礼のメールを送ることも忘れないようにしましょう。メールの中では、次の2点を盛り込むことをおすすめします。
例：「初めての開催ということで、進行や質疑応答などタイムスケジュールが満足のいくものではなかったかもしれませんが、最後までお付き合いいただいたこと、弊社一同心よりお礼申し上げます。」
例：「次回の▲▲は●月◆日を予定しております。今回アンケートでいただいたご意見を参考に、さらに○○様にとって実りある内容にしていく所存です。」
感謝の気持ちを込めつつ、次回のイベントへの期待感を持たせることが重要です。メールの件名は「○○様へイベント参加のお礼」など、分かりやすいものを心がけましょう。
イベント終了後は、運営スタッフ全員で振り返りをすることが大切です。以下のようなポイントで振り返ると良いでしょう。
運営スタッフでの振り返りを行うと、以下のようなメリットがあります。
振り返りをすることで次のイベントに向けた方針が明確になり、スムーズな運営につながります。
イベントの集客や運営をスムーズに行うには、適切なツールの活用が重要です。その際におすすめなのが「チケットfor LINE Hybrid」です。
「チケットfor LINE Hybrid」は、LINEを活用したイベント管理サービスです。LINE公式アカウントを使って、イベントの告知から当日の運営までをシームレスに行えます。
主な機能は以下の通りです。
このようにイベントの前後を通してLINEのコミュニケーション機能を活用できるため、ターゲット層への行き届いた案内や運営が行えます。通常の広告やメールよりも確実に参加者に情報を届けることができるでしょう。
さらに、Web上で参加者データを一括管理できるため、会場での受付業務の省力化にもつながります。
イベント企画の初心者でも、「チケットfor LINE Hybrid」を使えば効率的で失敗のリスクが少ない運営が可能になるでしょう。LINEのユーザー数の多さからも、幅広いターゲットに届けられるのが強みです。
イベント企画の成功に向けて、ぜひ「チケットfor LINE Hybrid」の活用を検討してみてはいかがでしょうか。
「チケットfor LINE Hybrid」についてさらに詳しく知りたい方は、資料ダウンロードやお問い合わせからご確認ください。
イベント企画は、目的やターゲット層を明確にすることから始まり、準備の段階で細かいところまで気をつける必要があります。
イベント終了後は、参加者への感謝の気持ちを伝え、次回開催の案内も行いましょう。スタッフ間で振り返りを行い、課題点を洗い出し、次回に生かすことが大切です。
こうした一連の流れを意識し、チェックリストを作成するなどして、イベント企画から終了までを綿密に進めることで、初心者でも失敗のないイベント運営が可能になります。
チケット販売の際は、ぜひ「チケットfor LINE Hybrid」をご利用ください。初心者でも簡単な操作で、座席表の作成や販売状況・入金状況の一元管理が可能です。