イベントを企画する際は、スムーズに進行できるようにスケジュール管理の工夫が大切です。今回は、イベントを企画する際のスケジュールの立て方をご紹介します。

イベントの概要を決定する際のポイントやスケジュールを簡単に管理する方法も解説するため、参考にしてください。

イベント企画の概要を決める

イベントを企画する際は、まずイベントの概要を決めましょう。企画の段階でイベントの概要を決定することは、スケジュールを把握しやすくするためにも大切なポイントです。イベントの目的や人数、開催する形式、開催場所、ゲストの有無などを具体的に確認し、一つひとつ整理していきましょう。

本記事では、イベント企画において概要を決める際に重要なポイントをそれぞれ解説します。

イベントの目的を明確にする

イベントの概要を決める際は、ゴールや開催する目的、ターゲット層を明確にしましょう。イベントのゴールや目的を考える際は、「何のために企画し、開催するのか」という視点を持ちます。

ただし、ここで複数の目的を作ってしまうとコンセプトが曖昧になってしまいます。そのため、イベントのゴールや目的はひとつに絞ると良いでしょう。

ゴールや目的が明確になれば、ターゲット層をはっきりとさせやすくなります。ここから、30代や40代といった年齢層や、男性向けなのか女性向けなのかといった、参加者の具体的なイメージを膨らませていきます。

また、イベントの概要を考える際には、企画する側にとってのゴールや目的だけではなく、参加者にとって満足度が高くて良い印象を受ける内容なのかどうかも考えましょう。「イベントに参加してもらうことで、どのような価値や利益を提供できるのか」を検討するのがおすすめです。

参加人数を確認する

イベントを企画する際は、事前に参加人数を想定しましょう。主催者側として集めたい人数と、参加が見込まれる人数の両面から参加人数を検討します。

参加人数をしっかりと把握できれば、開催場所となる会場を探す際に、おおよその規模感を判断しやすいです。また、イベントの規模と会場費などの開催に必要な費用がイメージできるため、参加費も決められます。

開催形式を確認する

開催形式もイベント企画の際に決定しましょう。このときに決定するイベントの開催形式とは、オンラインかオフラインか、またはオンラインとオフラインのどちらも開催するかなどです。イベントの目的や参加者の特性に応じて、開催形式を検討します。

開催形式を決定するときは、カンファレンスや展示会、セミナー、商談会などのイベントのタイプもあわせて検討すると良いでしょう。

ゲストの有無を確認する

イベントを企画する際には、講師として登壇してもらうゲストを呼ぶのかどうかもあわせて確認しておきます。ゲストを招くのならば外部と調整しなればならないため、早めの段階でスケジュールを押さえておくことが必要です。 

なお、ゲストを呼ぶ際にかかる費用は、出演料だけではありません。もしも遠方からきてもらう場合には、交通費や宿泊費の支払いが必要です。

イベントを企画する際のスケジュールの立て方

概要を整理したあとは、イベントまでのスケジュールを立てましょう。イベント企画の際は、概要をもとに開催する会場や日程といった詳細を決めていき、内容を告知するという流れです。

スケジュールを立てるときは、イベントを開催するために必要となるタスクをすべてリストアップし、関連するTODOをできる限り細分化しておくと良いでしょう。さらに、それぞれのタスクに要する時間もイメージします。

どのタイミングでどのような対応が必要となるのか、全体の流れを理解したうえで、それぞれのタスクの担当者や期日を決めて仕事を振り分けると、イベントまでのスケジュールを管理しやすくなるでしょう。さらに、イベントに向けて組んだスケジュールをもとに管理表を作成します。マネジメントの担当者は、アサインしたスタッフとしっかりコミュニケーションをとって、期日のコントロールを行いましょう。。

それでは、イベントまでのスケジュールを立てる際に重要な、開催する会場や日程といった詳細の決め方、内容の告知に関するポイントを解説します。

1. イベント会場を決める

イベントを企画する際のスケジュール進行で重要なのが、イベント会場を早めに決めておくことです。「イベントの成功は会場で決まる」といわれることもあるほど、会場選びは重要視されています。

イベント会場の予約は早い者勝ちです。会場の雰囲気やアクセス、費用、使い勝手の良い設備があるかどうかなどのさまざまな面を見ていくと、条件に優れた会場はそれほど多くありません。

人気のあるイベント会場は、とくにすぐ予約が埋まってしまいやすくなります。集客しやすい開催日で絞っていくと、さらに予約が埋まっていることが多くなるでしょう。

そのため、イベントに適した会場を確実におさえられるように、イベントを開催する会場の予約は早めがおすすめです。良いところを確保できるように、イベントの実施が決まったタイミングで条件に合った会場を探し、良いところを仮予約しておくと良いでしょう。

イベント会場には、予約が集中しやすい繁忙期があります。この期間中はさらに予約が困難になってしまうため、イベント会場の繁忙期を把握しておくと予約しやすくなるでしょう。

たとえば以下のように、イベントの種類ごとに混み合うタイミングがあります。

・  経営方針発表会  ・・・  4月
・  株主総会  ・・・  6月
・  展示会やセミナー  ・・・  9～11月
・  企業パーティー  ・・・  金曜日

このような特徴を理解して、イベントの企画をスムーズに行いましょう。

2. イベントを開催する日程を決める

イベントを企画してスケジュールを立てる際は、「いつイベントを開催するのか」を決めることが重要です。「ぜひ参加したい」とターゲット層に興味を持ってもらえたとしても、イベントの開催日とターゲット層の都合が合わなければ参加してもらえません。そのため、ターゲット層が時間をとりやすいタイミングと、イベントのスケジュールを合わせることが重要です。

たとえば、以下のようにターゲット層が参加しやすいタイミングを考えます。

・  小さい子どものいる専業主婦  ・・・  子どもと外出しやすい昼間にする
・  平日に働く人がターゲット層  ・・・  休日や仕事終わりの時間帯にする　など

イベントに関連するタスクをそれぞれの担当者に割り振る際は、決定した開催日から逆算して、やるべきこととそのスケジュールを明確にしましょう。

3. イベントの告知を行う

イベントまでのスケジュールでは、告知を開始する期日も重要です。イベントの告知を早めに行わなければ、気になる内容であっても参加するための時間をとれず、ターゲット層に参加してもらえません。スケジュール管理がうまくいっていない場合、イベントページなどでの告知ができないまま開催日が近付いてしまうことがあるため、注意する必要があります。

遅くとも、イベントを開催する1か月前までにはイベントの告知ページを完成させ、イベントの告知を開始するようにしましょう。ただし、遅すぎてもいけない一方で、早すぎてイベントの開催日までの期間が空く場合にも、イベントがあることをターゲット層に忘れられてしまうなどの問題が起こり得ます。

なお、会場費の支払い前でも、仮予約ができている状態であれば、その会場を使うものとしてイベントの告知を開始することが可能です。支払いを忘れた場合はキャンセルになってしまうため、必ず支払いを忘れないようにしましょう。

スケジュール管理を簡単にする方法

イベントまでスムーズに計画どおりに進行するためには、スケジュールをきちんと管理しておくことが重要です。規模感などにかかわらず、どのようなイベントであっても、開催のためには数多くのタスクをこなす必要があります。一つひとつのタスクの遅れで全体のスケジュールを狂わせてしまわないように、期日をしっかりと守り、進捗をコントロールしやすくなる仕組みを作っておきましょう。

Excel や Googleスプレッドシート

イベントに関するタスクのスケジュールを管理する方法として、ガントチャートが有名です。ガントチャートは、ExcelやGoogleスプレッドシートで簡単に作成できます。

ガントチャートはタスクの進捗状況を可視化できるため、チーム全体でどのような進み具合なのかが理解しやすいです。また、どのタスクをいつまでに対応しなければならないのかを判断しやすくなります。

Excelで作成した場合には複数名で同時に作業できないものの、Googleスプレッドシートであれば複数名で同期してリアルタイムに反映させられます。どちらもガントチャート作成用のテンプレートが用意されているため、使いやすいでしょう。

プロジェクト管理ツールなどの各種ツール

ガントチャートは、スケジュール管理方法としてプロジェクト管理ツールなどの各種ツールにも採り入れられています。先述のとおり、ExcelやGoogleスプレッドシートでも作成可能です。しかし、プロジェクト管理ツールなどを活用すると、以下のようなメリットがあります。

・  担当者同士でコミュニケーションがとりやすくなる
・  ガントチャート以外の表示形式にも対応しやすくなる
・  ExcelやGoogleスプレッドシートよりもさらに手軽に使えるようになる　など

まとめ

イベントを企画する際は、当日までのスケジュール管理をしっかりと行い、適切な時期に会場を押さえたり告知を開始したりすることが重要です。イベントを開催する際は、今回ご紹介したイベントの概要の決め方や企画する際のスケジュールの立て方、簡単に管理する方法などを参考にしてください。 

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