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伝統化されていた紙ベース管理からの脱却へ|横浜市栄区民文化センター リリス 様

横浜市栄区民文化センター リリス 様

横浜市栄区民文化センター リリス

所在地 神奈川県横浜市栄区小菅ケ谷1-2-1
事業内容 クラシック公演、コンサート、アウトリーチ活動等の企画・運営
URL
http://www.lilis.jp/

横浜市栄区民文化センター リリスは、宇宙船をイメージした近未来的な外観の複合施設の中にあり、豊かで美しい音響効果を誇る300席のコンサートホールはファンを魅了します。また、美術作品などを展示するギャラリー、音楽練習や小規模な発表会もできる音楽ルーム、練習室や会議室など、地域の文化的な拠点として多くの方に広く親しまれています。


2021年10月の公演から「チケット for LINE Hybird」を利用したWEB販売を本格的に開始されました。導入前の状況や導入後の変化についてお話を伺いました。

お話を伺った方



自主事業責任者 佐藤 貴博 様

公演・イベントの企画内容や年間の実施数について
佐藤様:館内企画は、年間約20〜25公演開催しており、クラシック公演中心の鑑賞型がメインで、年2回ほど未就学児の方が入れるファミリーコンサートも実施しています。アウトリーチの公演は、年間約10〜15公演です。様々な分野のイベントを企画し、幅広い年齢の方に楽しんで頂けるよう心掛けています。

▼ 年間の来場者数について
佐藤様:コロナ禍前の数字ですと、栄区民数(約12万人)よりも多い、年間約13万人のお客様が来場されていました。横浜市内の区民文化センターの中では、一番多い来場者数です。今後、この状況が落ち着けば、イベント数やご利用者数も以前のように回復すると思っています。

目次

1.導入前課題・経緯
2.選ばれた決め手
3.導入後効果・変化
4.今後の展望


導入前課題・経緯

全ての管理が紙ベース、それが伝統化されていたので、改善しようという雰囲気がなかった

チケット販売をシステム化しようと思った経緯は何ですか?

佐藤様:チケット予約、販売管理、全てが紙ベースで行われていました。電話でチケットの予約を受ける時は、印刷された座席表を職員間で回し席を塗りつぶしながら対応していました。また、Excel上で購入者管理をしていたのですが、複数件同時に予約が入った時は、同時入力ができず非効率で作業が大変でした。その流れが伝統化されていて通常業務だったので改善する雰囲気ではありませんでした。

世間的にシステム化が促進され、業務改善、見直しを図り、2019年末頃からチケットシステムの導入検討を始め、2020年にコロナ禍となり導入に向け本格的に始動しました。

導入前、どういった業務フローでしたか

佐藤様:8〜9割が窓口販売でした。電話予約は、受付後、銀行入金確認、チケット発送といった流れで、作業工数が多かったです。公演によってはプレイガイドも利用していました。イベント告知は、HPやSNS、DM、チラシの挟み込みや館内配架、広報での掲載などがメインでした。


選ばれた決め手

何社か比較検討したが、機能が充足していてコスパも良かった

— 当サービスを知ったきっかけは何ですか?

佐藤様:「チケット for LINE Hybird」を知ったきっかけは、ICからのDMチラシでした。それまでも何社か比較検討を行っていましたが、最終的にICともう1社のコンペで決定しました。

導入する際、気にかけていたポイントはありますか

佐藤様:一番意識していたことは、電話予約、窓口、WEB、3つの販売を一元管理できるということです。窓口でチケットを購入したい年配のお客さまもいらっしゃるので、きちんと対応できるシステムを探していました。また、コロナ禍という事もあり、キャッシュレスでチケットレス対応で、導入に時間がかからないことを重視していました。

他社よりも優れていた点、評価ポイントをお伺いさせて下さい。

佐藤様:ICは、長年、システム開発をしている会社という事もあり安心感がありました。私たちが求めている機能が「チケット for LINE Hybird」にはありましたし、導入すれば業務工数も削減できると思いました。また、導入・ランニング費用がなく販売手数料のみというところも有効でした


導入後効果・変化

LINEから購入できるように、ガラケーからスマホに変えたお客様がいたのに驚きました

業務内容が改善された点を具体的にお伺いさせて下さい。

佐藤様:複数の公演をオンラインで一括管理できるようになり、作業効率が大幅にアップしました。1枚の紙の座席表をスタッフ全員で確認していた頃に比べて、どの席が埋まっているのか、最新情報を画面上でみながらお客様にご案内ができ、既に登録済みの方であれば、すぐに顧客情報を引き出せるので、全てをメモに取らなくてもよくなりました。人気公演ですとチケット発売日当日は、朝から列ができ窓口対応が大変だったのですが、WEB上で完結できることが多くなった為、対応作業が減り助かっています。

スタッフ・関係者、皆さまの反応は如何ですか?

佐藤様:約4カ月間の準備、切り替え期間を設け、スタッフへの操作レクチャーやお客様への周知等を行いました。もちろん、最初は戸惑いもありましたが、徐々に慣れ、効率よく操作が出来るようになりました。最新の販売枚数や公演当日の入場者数がリアルタイムに分かるのが便利だと好評です。

お客さまの反応はどうでしたか?

佐藤様:私たちが想像していたよりも大変多くの反響がありました。2022年4月公演より先行販売を始めましたが、先行販売でいち早くチケットを購入したいお客様がガラケーからスマホに買い替えた方が数名いらっしゃったのには驚きました。先行販売導入前よりLINE登録者が大幅に増え、LINEからのチケット購入率も1割弱だったのが、既に2〜4割に増えています。


今後の展望

「チケット for LINE Hybird」での購入率を70~80%にしていき、更なる業務効率化、ペーパーレス化を目指していく

当サービスを使ってやりたいこと、やってみたいこと、試してみたいことはありますか?

佐藤様:券面のデザイン変更が公演毎で出来るようになりたいです。また、将来的には、LINEのお友だち数10,000人を目指し、LINEからのチケット購入率70〜80%にしていきたい。そして、これまでチケット作業に充てていた時間を他業務に費やし、作業負担の軽減につなげていきたいです。


チケット for LINE Hybird概要資料


特長や機能など1つの資料に集約しています。

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