イベント開催時には、参加希望者からキャンセルがあった場合に備えてキャンセルポリシーを定めておくべきでしょう。

本記事では、イベントのキャンセルポリシーの概要や書いたほうが良い理由、ポイント、例文を解説します。しっかりチェックして事業に活用してください。

キャンセルポリシーとは

そもそもキャンセルポリシーとは予約のキャンセルについて、店舗や施設などのサービス提供者が定める注意事項やルールのことです。キャンセルした場合にキャンセル料がいくらかかるのか、予約後のキャンセル可能期間はいつまでかなどを決定しておきます。あらかじめイベントごとに、予約者とサービス提供者との間で決まりごとを設定しておくことで、予約をキャンセルされた場合にも対応しやすくなるでしょう。

キャンセルポリシーを書いたほうが良い理由とは？

キャンセルポリシーを書いたほうが良い理由は、以下のとおりです。

 
・  キャンセルの方法を事前に伝えられる
・  キャンセルによる売上損失を最小限にできる
・  キャンセルの際のトラブル防止対策になる

 
イベントの参加申し込みを受けたあとで、「キャンセルしたい」という問い合わせが入ることはよくあります。キャンセルの際に、参加者から「返金は可能かどうか」「手数料はかかるのか」など、さまざまな質問がされるものです。

そのようなときに毎回質問対応に追われるのを避けるためにも、キャンセルポリシーを事前に作っておくことをおすすめします。スムーズに対応できるようになるうえに、キャンセル時のトラブル防止にも役立つでしょう。

キャンセルポリシーの大事なポイント

キャンセルポリシーを設定する際には、気を付けるべき大事なポイントがあります。そのポイントとは、以下のとおりです。

 
・  キャンセル可能な期間を設ける
・  キャンセル可能な期間をすぎた場合の対応を設ける
・  新型コロナウイルスなど体調に関する注意書きも書いておく
・  キャンセルポリシーを明記する場所

 
それぞれのポイントを詳しくチェックしていきましょう。

1.キャンセル可能な期間を設ける

イベントのキャンセルポリシーを設定する際は、キャンセル可能な期間を設けるようにしましょう。イベントを開催する日の何日前までならばキャンセル料がかからないのかを、具体的に記載します。何日前までにするかを考える際は、予約が空いた枠の分をほかの参加希望者が埋めてくれるだろうと見込まれる程度の期間にしましょう。

2.キャンセル可能な期間をすぎた場合の対応を設ける

キャンセル可能な期間をすぎてしまった場合の対応についても設定しておきましょう。キャンセル料を設定することで、イベント参加者がキャンセルを申し出た際の損失を抑えられます。3日前までならば〇円、イベント開催日前日ならば〇円、当日キャンセルは〇円など、期間を区切って設定すると良いでしょう。
また、イベント開催直前になると準備で忙しくなるため、〇日以降はキャンセル不可とする設定も考慮すべきです。

3.新型コロナウイルスなど体調に関する注意書きも書いておく

体調に関する注意書きも書いておきましょう。感染症や災害などの外部要因によるキャンセル事項を明記しておくと、キャンセルポリシーを読んだ参加希望者に安心感を与えられます。

とくに新型コロナウイルスなどの感染症が蔓延している際は、体調が悪い状態で無理して来場されると、その参加者にとってはもちろん、周りの人たちにとってもリスクが大きいものです。

4.キャンセルポリシーを明記する場所

キャンセルポリシーを明記する場所にも注意しましょう。せっかくキャンセルポリシーを設定していても、わかりにくい部分に記載していては信頼を損ねる可能性があります。予約時に注意すべき事項の欄を作り、イベントの参加希望者が申し込む際には必ず目に留まるように工夫するなどして、必要な情報を周知徹底できる状態にしましょう。

キャンセルポリシーの例文

最後に、キャンセルポリシーを実際に設定する場合に参考となる例文を紹介します。

キャンセルポリシーを作成する際は、具体的な数値を用いて誰が読んでも同じように判断できる書き方にすることが重要です。たとえば「キャンセルの際には早めにご連絡ください」と記載していても、早めとはいつまでなのかがわからないため、「〇日前までに」などと明確に記載するようにしましょう。

ここでは、申込後には返金不可である場合と、イベント開催の何日前（何時間）までは返金可能である場合について、キャンセルポリシーの例文をチェックしていきます。

例文1.申込後には返金不可の場合

有料でおこなわれるカンファレンスなど、イベントによっては申込後の返金には対応してくれない場合があります。とくに興行系のイベントでは、一度申し込んだ以降の返金を不可としているケースが多いようです。

＜申込後には返金不可である場合の例文＞
・  お申込み後、お客様のご都合によってキャンセルされた場合、返金対応はいたしかねます。あらかじめご了承ください。

 
ただし、高額なキャンセル料を設定すると適正価格ではないと判断され、無効になるケースもあるため注意が必要です。

例文2.イベント開催の何日前（何時間）まで返金可の場合

続いて、イベント開催の何日前、もしくは何時間までは返金できるとした場合の例文も見ていきましょう。

＜イベント開催より一定期間前までならば返金できる場合の例文＞
・  ご予約をキャンセルされる場合は、予約当日3日前までのご連絡をお願いいたします。
・  キャンセルにつきましては、〇月〇日 18:00までにお申し出がある場合に返金の手続きを承ります。それ以降のキャンセルでは、返金の手続きをお受けできません。あらかじめご注意くださいませ。

まとめ

キャンセルポリシーとは、予約のキャンセルに関する注意事項やルールのことです。あらかじめ、キャンセルした場合にはいくらのキャンセル料がかかるのか、予約後のキャンセル可能期間はいつまでかなどを決定することで、キャンセルされた場合に対応しやすくなるでしょう。

キャンセルポリシーを書いたほうが良い理由は、以下のとおりです。

 
・  キャンセルの方法を事前に伝えられる
・  キャンセルによる売上損失を最小限にできる
・  キャンセルの際のトラブル防止対策になる

 
設定する際に気を付けるべき大事なポイントや、例文などを参考にキャンセルポリシーを設定し、実際のイベント運営に活かしましょう。

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