2022年3月から「チケット for LINE Hybird」を本格的に導入頂き、福岡県主催の大会や勉強会での申し込みや観覧チケットのWEB販売で活用頂いています。導入前の状況や導入後の変化についてお話を伺いました。

お話を伺った方

副理事長　木下 美弥子 様

目次

１．導入前課題・経緯
２．選ばれた決め手
３．導入後効果・変化
４．今後の展望

導入前課題・経緯

現金書留は送る側も受け取る側も作業負担があった
福岡連盟が率先してシステム導入をすることで他連盟での“きっかけ”になれたらー

— チケット販売をシステム化しようと思った経緯は何ですか？

木下様：私たちは、歴史あるスポーツ団体という事もあり昔ながらの風習や習慣があるため、何か新しいものを取り入れるには時間が要することもあります。近年、コロナ禍の影響もありますが、他地域で申し込みや入金作業でのトラブルが発生したこともあり、昨年に日本連盟からチケットシステムの導入を各地方連盟にも推進する通知がありました。福岡連盟は、今年1月に臨時理事会を開催し「誰かがシステム導入をしないと進まない。率先して取り組んでいきたい。」と提案しました。WEB検索でチケットシステムを調べ始めたその日に「チケット for LINE Hybrid」を見つけ、2～3か月後くらいで導入しました。

— 導入前、どういった業務フローでしたか？

木下様：本当に原始的なやり方で、選手は、加盟16ジムか大会実行委員会に連絡を入れ、申込みを現金書留で行っていました。書留は封筒代や手数料も高く申し込む作業に時間と手間もかかるので、選手の負担になっていることが気がかりでした。スタッフ側も、選手名簿、申込書、入金や帳簿の管理や更新作業などの業務負荷が大きいと感じていました。宣伝は基本的にポスター、口コミ、HP掲載で、最近ですと理事のSNSでも告知しています。

選ばれた決め手

帳簿や申込者名簿もリアルタイムに確認でき、他社よりコスト負担が少ない！

— 導入する際、気にかけていたポイントはありますか？

木下様：使いやすいシステムにしたいと考えていましが、導入費や手数料などの費用も気にしていました。また、他社さんのシステムですと1週間に1回しか帳簿を受け取れないこともあり、できれば、帳簿をすぐに受け取れる方が良いと思っていたので、その辺りを考慮していました。

— 他社よりも優れていた点、評価ポイントをお伺いさせて下さい。

木下様：ICは社歴も長く、契約するにあたって、導入する側であるこちらの適正もきちんと審査されたのが、逆に会社としてもしっかりしていると感じ好印象でした。また、懸念していた帳簿や申込者名簿もリアルタイムで確認できるのと、他社に比べてコスト負担も少ないのが良いポイントでした。

— 大会は幅広い年齢層の方が参加されると思いますが、当サービスはLINEと連携したシステムという点で気になったことや不安に感じたことはありましたか？

木下様：LINEだったら誰でも使っているし、ご年配の方で使っていない人がいても、まわりに誰か使っているだろうという考えでした。新しくアプリをダウンロードしたり、新規登録したりする方がよっぽど大変に感じたので、LINEの方が受け入れやすかったです。

導入後効果・変化

選手とスタッフの作業負担も軽減され、当日運営も報告書作成もスムーズに

— 業務内容が改善された点を具体的にお伺いさせて下さい。

木下様：導入して初めて使用したのは、試験運用という意味合いも兼ねて、大会より小規模の勉強会でした。従来の振り込みや窓口処理も行い、加えて、新しくWEB販売も行ったので、やはり戸惑いました。その反省も踏まえ、大会では、振り込み対応できるように準備しておくのだけど、基本的にはWEB販売のみで全て行おうという事になり、告知もWEB販売のみしか記載しませんでした。

— 実際に大会で本格運用された際はどうでしたか？

木下様：選手申し込みと観戦チケット合わせて780件以上ありましたが、問い合わせがきて振り込みで行ったのは3件のみだったので、こちらの作業量としては大分違かったです。大会当日の受付は女性スタッフが対応したのですが、QRコードの読み取りもスムーズで何も問題なく対応できました。WEB販売のみという割り切った告知がスタッフの作業負担軽減につながり良かったと思います。

— 大会終了後の事務処理作業には？

木下様：これまでは報告書を作成するまでに様々の処理があり数週間かかっていたのですが、入場者数も入金数も一瞬で分かるので、照らし合わせも何も問題なくすぐに報告書ができました。

— 他に、当サービスを導入して良かった点はありましたか？

木下様：システムのオプション感覚だったLINEの通知機能が良かったです。選手への当日の連絡事項や、集合時間等の事務連絡や、大会後のお礼メッセージも、これまではHPやSNSにアップしていましたが、皆さんが読んでいるのかどうかが分からなかったので、LINEでダイレクトにお知らせできるのがとても便利です。その流れで次回の宣伝もできるので効果的だと思っています。

今後の展望

来年度の大会に向けた講習会やスキルアップのための勉強会の回数を増やして意欲的に活動していきたい

— 今後取り組んでいきたいことを教えてください。

木下様：福岡連盟主催の大会は年に2～3回実施し、その他に勉強会を3回程度毎年行っております。今回チケット販売がシステム化されたことで、様々な業務が効率化され作業時間が短縮された分、今後は、講習会や勉強会の回数を増やしたりして、選手や審査員の皆さんの更なるスキルアップを図っていきたいです。

※ 上記内容は2022年12月時点の情報です。