イベント開催時には、助成金の利用をおすすめします。企業のビジネス活性化を目指して資金面を支援するのが助成金の特徴であり、事業活動をバックアップしてくれます。ただし、補助金制度との違いや、審査・給付に関して知っておきたいポイントが多く、あらかじめ理解しておくことが肝心です。

本記事では、イベントの助成金の概要やイベントに必要な料金、メリット・デメリットなどを解説します。

イベント開催時に申請できる助成金とは

企業がイベントを開催する際に申請することで、費用の一部を補填してくれる助成金制度があります。助成金は受給資格や受給要件に適合すれば給付対象になる他、幅広い企業向けに制度が用意されており、審査がありつつも比較的緩いのが特徴です。

給付対象としては、自社製品や技術をPRする目的で開催する展示会や展覧会などが挙げられます。助成金制度は多種多様で幅広いイベントをカバーすることが可能ですが、フリーマーケットをはじめとした物販販売が目的のイベントだと対象外となる場合があるため注意が必要です。

補助金との違い

補助金と助成金は似ていますが別物です。補助金は給付条件を満たしたとしても、確実に受け取れるとは限りません。その主な理由としては、審査が厳しいことが挙げられます。

補助金の申請には厳格な審査があり、経営状態や財務能力などが評価された上で給付の可否が決まります。それに加え、補助金はコンペ形式で給付する企業を決めているため、ライバル企業が多くなると倍率が高くなり、申請しても審査が通らない可能性があります。

イベントの開催に必要な費用

自社がイベントを開催する際、どれくらいの費用が必要なのかを把握しておくことが大切です。費用内訳はイベントによって異なりますが、費用相場を知らないままだと思わぬ出費に面食らったり、資金不足で開催不能になったりしかねません。

まずは代表的なものを3つ紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

出展料

出展料は主催者からイベントブースを借りるための費用であり、小間代とも呼ばれます。

イベントブースは小間と呼ばれる単位で貸し出されており、借りた小間数によって費用が変動します。たとえば、1小間が3m×3mで単価が30万円の場合、3小間借りると90万円が出展料となります。

出展料はイベントによって異なりますが、20万〜90万円程度かかることを理解しておくと良いでしょう。

会場やブースの装飾にかかる費用

自社が使用する会場やブースは、パネルなどを活用して美術的に装飾します。その際にかかる費用は20万円程度が相場です。会場やブースの装飾は来場者に視覚的に訴えるポイントとなり、製品やサービスの印象づくりにも欠かせません。

イベント会場では各ブースがテーマカラーに染まり、液晶モニターなども使用して来場者の目を引こうとしているので、ライバルに負けないように装飾するのがポイントです。

告知や運営に関する費用

イベント参加に先立ち、告知や広告を打つのは常套手段の一つです。DMやチラシ、WEB広告を行ってイベントの存在を認知してもらい、来場者を増やせるなどのメリットがあります。告知の費用は利用する媒体や告知規模によって異なり、企業によってかかる費用が変わってきます。

また、司会やMCを外部に任せた場合は別途人件費がかかり、おおよその費用は15万円程度です。イベント開催の際は費用対効果が重要であるため、どの部分に費用をかけるかなどを慎重に決めましょう。

イベントを行うときに助成金を申請するメリット

イベントを開催する際に助成金を申請するメリットは以下の3つです。

• 申請が通った補助金は返済不要
• 事業計画を改めて見直すことができる
• 補助金に比べると審査が緩いことがある

それぞれのメリットを詳しく見ていきましょう。

申請が通った補助金は返済不要

申請が通って給付された助成金は、返済不要な点が大きなメリットです。

行政が行っている事業支援制度の中には、貸付金の形式を採用しているものも珍しくありません。貸付金の場合は返済義務があり、一時的な資金を調達できるものの、返済を考えると資金繰りが必ず楽になるとは言えません。

一方、助成金は返す必要がないので積極的に活用できます。資金面でイベント開催に迷っている場合は、補助金の申請を検討してみましょう。

事業計画を改めて見直すことができる

事業計画を改めて見直すことにつながるのも、申請するメリットの一つです。助成金を受け取るには、一定の条件を満たす必要があります。申請には事業計画書の提出などが必要になることもあり、見通しが甘い部分や問題点などが浮き彫りになることは少なくありません。

その際に事業計画を改めて見直すことができ、改善につなげられます。しっかりと事業計画を整理し直し、万全な状態で申請することが大切です。

補助金に比べると審査が緩いことがある

助成金を申請するメリットとして、補助金に比べると審査が緩い場合があることが挙げられます。利用する制度によっても違いはありますが、基本的に補助金よりも助成金のほうが審査基準は緩い傾向にあるのが特徴です。補助金のように審査が厳しければ給付を受けられるかどうかが不透明であり、心配の種になってしまうことは少なくありません。

特に資金支援を前提に計画を進めている場合は、給付の可能性が低い状態だとプロジェクトに積極的に投資するのは難しいといえます。一方、助成金は審査が比較的緩いので、資金計画の見通しが立てやすくなるでしょう。

イベントを行うときに助成金を申請するデメリット

助成金を申請することにはさまざまなメリットが存在しますが、デメリットがあるのも事実です。主なデメリットとして、以下の3つが挙げられます。

• 申請が通らない場合がある
• 助成金の情報が集めづらい
• イベントの前に助成金を受け取れない

本項目では、それぞれのデメリットを解説します。

申請が通らない場合がある

助成金は比較的審査が通りやすいといわれますが、確実に通るわけではありません。

助成金の場合でも、給付条件を満たしていなかったり審査基準に合致しなかったりすると申請が通らない場合があります。

ただし、イベント会社などに相談することで的確なアドバイスを受け取ることができ、審査の通過率を上げることは可能です。どこが給付可否の分かれ目になるかなど、さまざまなことを相談できるため、確実に審査を通りたいと考えている場合は一度イベント会社に相談してみると良いでしょう。

助成金の情報が集めづらい

助成金の情報が氾濫しており、何が必要なのか分かりにくいのが現状です。助成金は政府や地方自治体が多彩な制度を用意している上、補助金と混同されている一面もあり、整理されていない情報が溢れ返っています。さらには、制度のネーミングが理解の難しさを助長しており、制度名称を見ても自社に関係があるのかピンとこないかもしれません。

これらの問題から情報収集が困難な状況にあるため、外部への相談も選択肢の一つとなっています。

イベントの前に助成金を受け取れない

助成金をイベント前に受け取れないことも、大きなデメリットの一つです。

そのため、前もって助成金を受け取っておき、その資金でイベントを実施するといった計画は立てられません。イベント開催にかかる経費は自社で調達する必要があり、終わったあとで助成金を受け取る形です。

ただし、審査が通れば資金面の支援が受けられることには変わりありません。イベント開催では最初は自社で資金を調達し、イベント終了後に助成金で賄うようにスケジュールを組むようにしましょう。

イベント開催に助成金を貰うための手順

イベントを開催する際、助成金の申請から受け取り完了までの流れをチェックしておかなければ、手続きで手こずってしまう可能性があります。助成金の中には申請期限がシビアなものもあるので、間に合わせるためにも手順を整理しておくことが大切です。

本項目では、助成金を申請してから受け取るまでの手順を紹介します。

補助金が出る対象の項目を探す

まずは管轄省庁や地方自治体の公式サイト、案内窓口などを利用し、募集中の制度の中から申請できるものを探します。イベント関係に対応している制度を見つけた場合は、助成金の対象となる項目をチェックしてください。自社が開催するイベントのタイプに合致するかどうかも含め、どのような対象に給付するのかを確認するのがポイントです。

その他にも、対象となる経費の種類や事業者、給付上限額や受付期間なども併せて確認しましょう。

必要書類一式を担当者へ提出する

必要書類一式を様式に沿って記入し、各都道府県の窓口から担当者に提出します。

必要書類は制度によって異なるので、個別に確認しながらしっかりと作成することが大切です。事業計画書の提出を求められる場合には、プロジェクトを企画した目的や取り組みの内容などを具体的に記述してください。

書類が通ったら申請開始

申請書類や資料が受理されたら、いよいよ申請開始です。

申請すると作成した書類の内容がチェックされますが、確認は複数の観点から行われ、内容は制度によって多種多様です。場合によっては、事業の継続性や財務面の収支が評価されるかもしれません。どのような価値を創出するのか、地域振興に役立つのかが問われる場合もあります。いずれの場合も、説得力をもって具体的に説明できるようにしておきましょう。

イベント終了後に、実施した事業内容を報告

イベント終了後、実施した事業内容を報告します。この場合はイベント参加経費は自社が負担しているので、その内訳を報告することになるでしょう。

必要経費を都合の良いように申告するのは難しいので、領収書などの証拠になる書類・文書は保管しておくことが肝心です。実施した事業内容についても、様式に沿って正確に記載します。万が一、不備があるとトラブルの原因になりかねませんので注意してください。

審査後に補助金を受け取る

所轄官庁で事業内容報告書が精査され、問題がないようなら助成金の支給が確定します。決定された助成金の内容や支給額などを確認し、請求書を提出するのが一般的な流れです。

ただし、支給決定通知書が届いただけでは助成金は支払われないので、請求書の提出を忘れないようにしてください。請求書も他の必要書類同様に様式に沿って記入し、所轄官庁に提出します。その後、助成金が振り込まれたことが確認できれば手続きは終了です。

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まとめ

ビジネスイベントや展覧会関係の助成金は審査基準が比較的緩く、受け取りやすいのがメリットです。給付はイベント終了後になるのが原則ですが、審査が通りやすいためチェックしておいて損はありません。助成金制度は政府や地方公共団体が色々なものを用意しているため、迷ったときには外部のサポートを頼るのも一手です。

また、専門家の支援を受けられるのであれば、書類作成や計画の見直しに関してさまざまなアドバイスが得られ、審査の通過率を高められるでしょう。