イベント企画のスケジュール作成術!成功に導く段取りとタスク管理
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イベントを企画されるご担当者さまは、イベント会場探しで悩む方も多いのではないでしょうか。イベントに最適な会場やスペースはたくさんありますが、施設によってどのような設備があるのか、どれくらいの規模のイベントに最適なのかは異なります。
この記事では、東京で人気のイベント会場・スペースを小規模、中規模、大規模に分けてご紹介します。イベント会場を選ぶ際のポイントもお伝えするので、ぜひ参考にしてください。
イベント会場を選ぶ際のポイントは以下の通りです。
このほか、近年ではイベント会場における感染症対策も注目を集めています。特に大人数が集まるイベントを開催する際は、感染症対策はとても重要なポイントとなってくるでしょう。
それぞれのポイントをより詳しくご紹介します。
イベント会場を選ぶにあたり、まずチェックしておきたいのがイベント会場のキャパシティです。いくらアクセスや雰囲気などが良くても、キャパシティが小さければ大規模なイベントは開催できません。小規模のイベントなのに大きな会場を借りてしまうと、会場が閑散としてしまいイベントも盛り上がりにくくなってしまうでしょう。
イベント会場のホームページ等に収容人数が記載されていますので、事前に確認してください。なお、最大収容人数=イベントに集まる人数として会場を選んでしまうと、窮屈な雰囲気になるため、その点は余裕をもっておきましょう。
イベント会場を選ぶ際に確認しておきたいのが、スクール式の会場か、シアター式の会場なのかという点です。スクール式とは、学校の教室のような雰囲気でつくられている会場です。机と椅子が設置されていて、それを利用して会場を設営します。シアター形式の場合は、映画館のような会場です。テーブルはなく、椅子だけが設置されています。
開催するイベントの内容に合わせて、どちらが適しているかが異なってくるでしょう。メモを取ることがあるケースがある説明会や勉強会の場合はスクール式の会場、講演会やカンファレンス等の場合は、スクール式の会場が良いでしょう。
イベント会場選びでは、アクセスの良さも重視しておく必要があります。アクセスが悪いと、来場者が減ってしまう可能性があるからです。特に都心部での開催は、公共交通機関を利用しての来場がメインとなりますので、駅からどれくらいの距離なのかという点は確認しておきましょう。
送迎バスがある会場もありますが、その場合はバスの本数もチェックしたいポイントです。車で来場する場合の駐車場の利用方法も確認しておきましょう。
イベント会場は、会場によって雰囲気が異なります。その雰囲気が開催するイベントに合っているかどうかという点も重要です。
イベント会場の雰囲気が開催するイベントと合っていないと、イベントが盛り上がりにくかったり、信頼につながりにくかったりする可能性もあります。華やかなイベントを行う場合は、ホテルや宴会場といった場所が最適です。
イベント会場では、スクリーンやプロジェクターなどのセットが用意されていることもあります。行うイベントにより必要になる設備は異なっているので、事前にどのような設備があるのか確認しておきましょう。設備が足りない場合、搬入可能かどうかという点も事前に会場に確認してください。
例えば、会社説明会や勉強会の場合、プロジェクターやスクリーン、インターネットなどが必要になってきます。講演会の場合は、アンプやスピーカー、マイクなども用意しなければいけません。海外の方が来られる場合は、同時通訳機が必要となる場合もあります。用意しなければならないものは、あらかじめリストにまとめておきましょう。
イベント会場を選ぶ際は、事前に予算を決めておきましょう。予算内で会場を借りることができなければ、イベント費用がかさんでしまいます。
イベント会場の利用料だけでなく、追加で利用する設備にかかる費用も確認が必要です。会場を借りる際には、楽屋使用料や設備の利用料金、技術員立会料金などが発生することもあります。
会場の利用料金が安いから選んだとしても、設備の利用に追加料金がかかる場合はトータルの費用が予算を超えてしまう可能性もあるため注意してください。キャンセル料金なども事前に確認して、会場を選びましょう。
50名ほどの小規模イベントを開催する場合におすすめの会場をご紹介します。
各会場の住所・アクセス・収容人数・プランを詳しく見ていきましょう。
引用:渋谷ストリームホール
渋谷ストリームホールは、渋谷駅から直結しているアクセス抜群の会場です。終日利用または、5時間からの時間利用が可能となっていて、ビジネスプランでは、4階から7階を貸し切りで利用できます。エンタメプランは1日利用となっており、11時間から利用可能です。
ビジネスプランの場合は、音響や照明、映像などの設備は別途利用料がかかります。セットで貸出してくれるため、必要なものを組み合わせているプランを選ぶと良いでしょう。エンタメプランの場合は、音響や照明機材は無料となります。シアター式、スクール式どちらでも利用可能なホールです。小規模会場としても利用できますが、大規模イベントでも利用しやすいでしょう。
住所 |
東京都渋谷区渋谷3-21-3 |
アクセス |
JR渋谷駅直結 |
収容人数 |
シアター274席、スクール162席、パーティー200名 |
ビジネスプラン |
基本会場費 550,000円/1日 9:00~20:00(11時間) 時間利用料 70,000円/1時間(5時間~) 施設管理費 30,000円/1日 時間外延長 55,000円/1時間 深夜早朝手数料 40,000円~/晩 ※時間外利用で発生 |
エンタメプラン |
1回公演 630,000円/1日 2回公演 750,000円/1日 10組以上出演の公演 860,000円/1日 ※ワンドリンクあり 10-21時/11-22時/12-23時の時間で選択 |
新宿住友ビル内にあるスカイルームは、会議室をイベント会場として利用できます。47階の高層ビルにある会議室は、窓から見える景色もとても綺麗です。東京都心を見下ろすことができ、用途に合わせて部屋を選ぶことができます。
無料備品も多く用意されているので、リーズナブルな価格でイベントを開催できる施設です。近隣にはホテルがあるため、宿泊を伴うイベントも開催しやすいでしょう。
住所 |
東京都新宿区西新宿2丁目6−1新宿住友ビル47F |
アクセス |
都庁前駅から直結 |
収容人数 |
会議室ルーム1~4:~130名、会議室ルーム5~8:~152名 |
プラン |
料金カレンダー、ルームによる ●7時~22時の利用は4時間より可能 60,500円~ ●午前特別割引あり9時~12時の利用 44,000円~ |
500名以上の中規模イベントを開催する場合、東京ではどのような会場を利用すれば良いのでしょうか。本項目では、以下5つの会場について詳しくご紹介します。
各会場にさまざまな魅力がありますので、詳しく見ていきましょう。
サンシャインシティコンベンションセンターは、ショップなどもある商業施設内の展示会場です。イベントがたくさん行われている有名な会場で、イベント規模に合わせて使用したいスペースを選ぶことができます。細かくわかれているスペースも結合させて利用することができるため、中規模から大規模イベントの開催がしやすくなっています。
住所 |
東京都豊島区東池袋3丁目1 |
アクセス |
山手線「池袋駅」東口から徒歩8分 |
収容人数 |
816名 |
プラン(各1日利用) |
展示ホールA-1 1,149,500円 展示ホールA-2 9,196,000円 展示ホールA-3 834,900円 展示ホールB 1,718,200円 展示ホールC 2,093,300円 展示ホールD-1-1 413,820円 展示ホールD-1-2 590,480円 展示ホールD-2 585,640円 展示ホールD-3 508,200円 展示ホールD-4 348,480円 |
引用:神田明神ホール
神田明神ホールは、ビジネスでもエンターテイメントでも利用されているホールです。エンターテイメントの利用では、音響照明等の利用料が含まれています。ビジネスの場合は、音響や照明等の設備は別途費用が発生します。社内会議や記者発表、セミナー、展示会、エンターテイメントとさまざまなイベントで利用可能です。
神田明神内にあるということもあり、各種祈願が可能という点からも注目されています。また、ホールとホワイエの可動仕切りを開け閉めでき、ホワイエと外のデッキも開放できるので、広々とした空間を活用できます。
住所 |
東京都千代田区外神田2丁目16−2神田明神文化交流館2F |
アクセス |
東京メトロ丸ノ内線 御茶ノ水駅から徒歩5分 |
収容人数 |
スタンディング形式 700名 |
プラン |
【ビジネス料金】 基本会場費 550,000円/1日 施設管理費 30,000円/1日 9:00~20:00利用 【エンターテイメント料金】 スタンディング1回公演 517,000円/1日 スタンディング複数公演 715,000円/1日 着席1回公演 462,000円/1日 着席複数回公演 550,000/1日 10時〜21時/11時〜22時/12時〜23時で選択 |
引用:恵比寿ガーデンプレイス
恵比寿ガーデンルームは、5時間から利用できるホールです。1日利用も可能で、照明設備や音響設備は別途追加料金が発生します。スクール形式でもシアター形式でも利用可能です。ホテルのようなおしゃれなエントランスと広々とした空間が特徴のホールで、会議やセミナー、説明会、商談会、演劇、上映会など各種イベントが開催されています。
住所 |
東京都目黒区三田1丁目13−2 |
アクセス |
恵比寿駅から8分 |
収容人数 |
~500名(スタンディングの場合) |
プラン |
基本会場費 550,000円/1日 9:00~20:00 時間使用料 60,000円/1時間(5時間~) |
引用:サンライズビル
サンライズビルの2階にあるザ・グリーンホールは、最大500名収容できる広々としたホールです。柱が1本もないスクウェアな大空間となっていて、展示会やショー、パーティーなどに最適でしょう。音響や照明などは別途料金で利用可能です。東日本橋駅から徒歩4分とアクセスも抜群なので利用しやすいでしょう。
住所 |
東京都中央区日本橋富沢町11-12 |
アクセス |
東日本橋駅A3出口から徒歩4分 |
収容人数 |
~500名 |
プラン |
462,000円/1日 9:00~17:00の8時間 |
泉ガーデンギャラリーは、泉ガーデンタワー内にあるギャラリーです。徒歩圏内には南北線 「六本木一丁目駅」、日比谷線 「神谷町駅」 、銀座線・南北線 「溜池山王駅」 の4駅があり、アクセスがとても良いです。そして都心の中に自然を感じられる会場という点も魅力的でしょう。大使館も多いので、海外からのお客さまを迎えるイベントにも最適といわれています。ギャラリー全体を利用すれば、最大720名まで入ることが可能です。
住所 |
東京都港区六本木1丁目5−2 |
アクセス |
六本木一丁目駅北改札徒歩3分 |
収容人数 |
~720名 |
プラン |
全ギャラリー 161,334円/1時間 ギャラリーA 128,334円/1時間 ギャラリーB 64,167円/1時間 イベントスペース全体 91,667円/1時間 |
本項目では、東京の大規模イベントでお馴染みの東京ビッグサイトや東京国際フォーラムなどをご紹介します。
各会場の住所・アクセス・収容人数・プランを見ていきましょう。
引用:東京ビッグサイト
年間でおよそ300件ものイベントが開催されている東京ビッグサイト。東京モーターショーやコミックマーケットなど、聞いたことがあるイベントも多いのではないでしょうか。東京ビッグサイトは展示施設が16ホール、会議施設が24室あり、たくさんのイベントが開催されてきました。
実績があるホールなので大規模イベントも安心でしょう。ホールは半日貸しと1日貸しが行われていて、レンタル備品も用意されているので、イベントに合わせて申込可能です。
住所 |
東京都江東区有明3-11-1 |
アクセス |
東京ビッグサイト駅より徒歩3分 |
収容人数 |
最大 1,000人 |
プラン |
各ホールで異なる 東7ホールの場合 4,873,000円/1日 2,436,500円/半日 |
引用:東京流通センター
浜松町駅から10分、品川駅から15分とアクセスしやすい場所にある東京流通センターでは、さまざまなイベントが開催されています。Dホールは収容人数1,300人と大きなスペースが用意されており、大規模イベントに最適です。
各種備品は別途費用がかかりますが、種類がとても豊富なのでイベント開催がスムーズに行えるでしょう。予算や要望に合ったケータリング、お弁当、コーヒーや軽食などを提供するフードサービスがあるという点も特徴です。
住所 |
東京都大田区平和島6丁目1 |
アクセス |
流通センター駅から徒歩1分 |
収容人数 |
1,300人 |
プラン |
720,000円/1時間 |
引用:ヒカリエホール
ヒカリエホールは渋谷最大のイベントホールとなっていて、渋谷駅直結なのでアクセスが便利です。AホールとBホールがあり、Aホールは最大収容人数1,004名。Bホールの最大収容人数は301名なので中規模イベントにも良いでしょう。
ヒカリエホール ホールAは1000㎡の広い空間でタイルカーペットが敷かれたおしゃれな空間となっており、パーティーの開催にも最適です。シアター形式、スクール形式でも利用可能です。
住所 |
東京都渋谷区渋谷2-21-1渋谷ヒカリエ9F |
アクセス |
渋谷駅直結 |
収容人数 |
1,004名 |
プラン |
ホールA 1,900,000円/1日 (10:00~22:00) 準備・撤去日 11,400,000円(10:00~22:00) |
引用:東京国際フォーラム
東京国際フォーラムのホールAは、最大5,012人収容できる大ホールとなっています。コンサートや国際会議で使われることが多く、大規模イベントのための会場です。
有楽町駅より徒歩1分とアクセスしやすく、東京駅からは地下コンコースでつながっているので、雨の日でも濡れずに行くことができます。同時通訳システムも完備されているホールなので、海外のお客さまが参加されるイベントにも最適でしょう。
住所 |
東京都千代田区丸の内3丁目5番1号 |
アクセス |
有楽町駅より徒歩1分 |
収容人数 |
最大 5,012人 |
プラン |
平日 2,310,000円~(本番) 準備・撤去・リハーサル 1,386,000円~ 土日祝日 2,772,000円~(本番) 準備・撤去・リハーサル 1,663,200円~ |
引用:東京ガーデンシアター
コンサートでも利用されている大規模施設で、およそ8,000人を収容できます。ホワイエはカフェも併設されているので、さまざまなイベントで利用しやすいです。
大規模イベントではトイレの数も気にしておく必要がありますが、こちらはおよそ300基が各階に設置されているので、イベント来場者が快適に利用できます。
住所 |
東京都江東区有明2丁目1−6 |
アクセス |
有明駅2B出口から 徒歩4分 |
収容人数 |
約8,000名 |
プラン |
平日 3,500,000円~ 土日祝日 9,000,000円~ |
イベントを開催する際は、イベントのチケット販売や管理も行わなければいけません。チケットの販売や管理をスムーズに行うなら「チケット for LINE Hybrid」の利用が便利です。
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デジタルチケット販売システムの導入にお悩みの方は、お気軽にご相談ください。
今回の記事では、東京でイベントを開催する際におすすめのイベント会場やスペースをご紹介するとともに、会場を選ぶ際のポイントもお伝えしました。
会場選びのポイントは、「会場の広さ」「利用料金」「設備」「会場の雰囲気」「感染症対策」などがあげられます。イベントを成功させるためにも、企画したイベントに合う会場を選ぶとともに、今回ご紹介した会場やスペースをぜひ比較してみてください。
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