開催予定のイベントで混雑が予想される場合は、できる限りスムーズに運営できるように混雑緩和対策が重要です。今回は混雑緩和の必要性や、具体的に対策する方法とツールを準備編と入退場編、飲食ブース編に分けてご紹介します。

イベントの企画運営をする方は、ぜひ参考にしてください。

イベントにおける混雑緩和の必要性

開催するイベントに多くの方が来場してくれるのは嬉しいことではあるものの、会場が混雑しすぎても問題が生じてしまうため、混雑緩和対策を講じる必要があります。入退場時の混雑緩和は、来場者のストレス緩和や熱中症対策、感染症対策、安全確保につながるものです。

混雑緩和によって、イベント来場者の満足度やリピート率アップも期待できます。イベントにおける混雑緩和の必要性は高いといえるでしょう。

準備編│イベントの混雑緩和対策3つ

準備段階で考えられる混雑緩和に効果的な対策は、以下のとおりです。

・  トイレを複数設置する
・  イベント開催に必要なスタッフ数を確保する
・  イベント情報を発信できるツールを導入する

また、チケットを前売り制にすることも、準備段階でおこなう混雑緩和のひとつです。チケットの前売り制に関する詳細は後述します。

それでは、準備段階でおこなう混雑緩和対策をそれぞれ確認していきましょう。

1. トイレを複数設置する

トイレを複数設置することは、混雑を避けるために効果的な対策です。イベント開催時はトイレが混雑しやすく、とくに女性トイレでは多くの方が待つことになりかねません。

トイレが複数設置されている会場を選ぶほか、選定した会場にトイレが少ない場合には仮設トイレの設置も検討してみましょう。また会場マップなどを使って、トイレの場所を周知することも大切です。

2. イベント開催に必要なスタッフ数を確保する

開催にあたって必要となるスタッフ数を確保することでも、イベント会場の混雑緩和対策ができます。来場者がスムーズに移動しやすくなれば、会場の混雑を回避可能です。

参加者の誘導や問い合わせに対応できるよう、十分なスタッフ数を確保しておきましょう。グッズ販売や飲食のブースには、接客スタッフ以外にも在庫補充やトラブルに対応するスタッフを配置するなど、余裕のある人数を確保するのがおすすめです。

3. イベント情報を発信できるツールを導入する

イベント情報を発信できるツールの導入も、混雑緩和に役立てられます。ブースごとの混雑状況をリアルタイムで発信することで、混んでいないところへ来場者が分散し、局地的に混みあってしまうことを防止できるのです。

このツールは入場時の注意事項の一斉送信や、イベントのプロモーションにも活用できます。「チケット for LINE Hybrid」ならば、多くの方が使用しているLINEを活用して、タイムラインやトーク機能での告知が可能です。

入退場編｜イベントの混雑緩和対策3つ

入退場時にできる混雑緩和対策には、以下のようなものがあります。

・  チケットは前売り制にする
・  入退場の時間を分ける
・  入退場口は複数設置し、導線を確保する

入場時に提示するものがある場合は、開いておく画面や必要な操作を事前にSNSなどで発信したり、入場前に会場でアナウンスをしたりする対策が有効です。そのほかドリンク代や身分証など、入場時に必要なものがある場合は、入場方法と併せて発信しておくと良いでしょう。

また、チケットのもぎりやQRコードの読み取りが必要な場合には、対応するスタッフの数の確保によって、よりスムーズな入場が可能です。

それでは、イベントの入退場時の混雑緩和対策を確認していきましょう。

1. チケットは前売り制にする

入退場時の混雑緩和対策には、チケットの前売りや整理券の事前発行がおすすめです。受付の待機列ができにくくなり、入場時の混雑緩和につなげられます。また、チケットの販売や整理券の発行によって来場者数を制限できるため、会場が混雑しにくくなるでしょう。

ビジネスイベントの場合には、来場者の属性を確認したいところです。しかし、当日の入場時に確認していると受付時間が長くなってしまうため、事前にWeb上で来場登録をしてもらうようにするのがおすすめです。

2. 入退場の時間を分ける

入退場の時間を分けることも、混雑緩和対策になります。入場時にはチケットなどを確認する作業がいるため、混雑しやすいエリアです。チケットの整理番号などによって入退場の時間を分けることで、待機列の解消につなげられるでしょう。

コロナ禍のイベントの入退場で特徴的だったこととして、「規制退場」が挙げられます。規制退場とは、公演終了時に観客をその場に待機させ、スタッフの誘導があるまでその場を動かないように指示することです。

今までは我先にと出口に人が殺到して、列が動かなくなってしまいがちでした。しかし、規制退場を採り入れることで、人の密集と混乱を避けられます。

3. イベント情報を発信できるツールを導入する

入場口や受付を複数設置して対応できる人数を増やすことでも、イベントの混雑緩和が実現可能です。入退場口を複数設けても来場者が迷わないように、パーテーションやコーンバーなどを使いながら安全な導線を確保すると良いでしょう。スタッフの声出しや看板などでの誘導も、受付をスムーズに済ませやすくなります。

事前登録受付や当日受付、プレス受付、VIP受付といったように受付を分けることもおすすめです。スムーズに対応できるうえに、必要な業務が限られるためヒューマンエラーを抑えられます。

飲食ブース編｜イベントの混雑緩和対策2つ

続いて、飲食ブースを設ける際の混雑緩和対策もチェックしていきましょう。飲食ブースを設ける際は、以下の対策が有効です。

・  注文口と受け渡し口を別にする
・  電子マネーを導入する

また、もしも待機時間が長くなりすぎる場合には、飲食ブースでも整理券を活用すると良いでしょう。

それでは、詳しい対策方法を確認していきます。

1. 注文口と受け渡し口を別にする

飲食ブースの混雑緩和対策には、注文口と受け渡し口を別にするのがおすすめです。受け渡しまで終わっていなくても次の方の注文を聞けるため、よりスムーズに対応できます。注文口と受け渡し口を別にするときは、どの窓口が何の役割をしているのかがわかるように、プラカードなどを活用すると良いでしょう。

注文のために待機している方にメニューを配布すると、さらにスムーズに注文してもらえるようにできます。

2. 電子マネーを導入する

電子マネーを導入することも、飲食ブースの混雑緩和対策におすすめの方法です。機械にかざすだけで会計可能な状態にでき、お釣りの受け渡しなどが不要になるため、現金での支払いよりもスムーズに支払いができます。また、電子マネーを導入する以外にも、お金をチャージしておけるイベント専用カードの発行も可能です。

まとめ

イベントの混雑緩和には、以下のようなメリットがあります。 

・  来場者のストレス緩和
・  熱中症対策
・  感染症対策
・  安全確保
・  来場者の満足度やリピート率の向上

スムーズに運営できるように、イベントの混雑緩和対策を講じると良いでしょう。イベントの混雑緩和対策として、オンライン決済やオンラインチケットの活用がおすすめです。

イベントを開催する際は、今回ご紹介した具体的な対策方法を参考にして取り組みましょう。「チケット for LINE Hybrid」ならば、施設管理から入場管理までを一元化することで、スムーズな入場を実現可能です。ぜひ活用してください。