イベントや展示会では備品の準備や確認すべきことが多いため、チェックリストを活用すると良いでしょう。今回は、イベントや展示会に必要な対応、備品のリスト、その詳細を解説します。
エリアやシーンによって必要となる備品ごとにご紹介しているため、ぜひ参考にしてください。

イベント前に必要なチェックリスト

イベント運営をする際には、予想外なトラブルが起こりえます。イベント前に検討しておくべきことのチェックリストは、以下のとおりです。

・  けが人や病人、迷子への対応
・  苦情への対応
・  落とし物・忘れ物の扱い
・  当日プログラムの変更があった場合の対応

また、イベント運営に必要な備品のリストは、大きく分けると以下のとおりです。

・  接客や応対をするエリアで必要な備品
・  イベント運営エリアで必要な備品
・  プレゼンやセミナーを実施する際に必要な備品
・  あると便利な小物類

備品については、のちほど詳しく解説します。イベント開催に向けて、必要な備品を購入するかレンタルするかなども事前に考えておきましょう。一般的に、イベントの備品はレンタルするケースが多いようです。

接客、応対エリアで必要な備品

展示会や発表会のようなイベントの場合は、参加者への応対が必要です。接客や応対をおこなうエリアでは、以下のような備品を用意しましょう。

・  カタログやパンフレットなどの配布物
・  アンケート用紙、筆記用具、回収ボックス
・  接客応対用の飲み物や軽食

またパネル掲示用のチェーンやワイヤー、受付用看板、アルコール消毒液なども、必要に応じて用意してください。それでは、上記の備品について詳しく確認していきましょう。

カタログやパンフレットなどの配布物

接客や応対をおこなうエリアで必要となる配布物のリストは、以下のとおりです。

・  配布用カタログ
・  パンフレット
・  ノベルティグッズ
・  封筒
・  クリアファイル
・  バッグ

ノベルティグッズと一緒にパンフレットを渡す場合には、事前にセットを作っておくことをおすすめします。また、あわせて配布物をセットするラックなども準備しておきましょう。

アンケート用紙、筆記用具、回収ボックス

接客や応対をおこなうエリアでは、以下の備品も必要です。

・  アンケート用紙
・  筆記用具
・  回収ボックス
・  クリップボード
・  ホッチキス
・  分類用のファイルや袋類
・  貴名受け

アンケート用のボールペンはなくなりやすいため、多めに用意しておきましょう。また、ホッチキスはアンケート用紙と受け取った名刺をまとめておく場合に便利です。当日説明を聞けなかった場合に、後日連絡してほしいとして名刺を残していただける場合もあるため、貴名受けも用意しましょう。

接客応対用の飲み物や軽食

接客や応対をおこなうエリアに接客ブースを設ける際は、飲み物やお菓子などの軽食を用意しておくのもおすすめです。あわせて、飲み物や軽食を提供するために必要となる食器も用意しましょう。接客で飲み物や軽食を提供できるようにすると、参加者にリラックスしてもらったり、好印象を持ってもらったりしやすくなるといわれています。

イベント運営エリアで必要な備品

イベントの運営をおこなうエリアで必要な備品のリストは、以下のとおりです。

・  設備系の備品
・  デジタル機器系の備品
・  装飾系の備品

機材や備品などは、必要に応じてレンタルなどで準備します。会場にもともと備わっているものもあるため、どのような機材や備品があるのかを確認して、足りないものを購入するか、またはレンタルの手配をしましょう。

それでは、イベント運営エリアで必要な備品を詳しく確認していきます。

設備系の備品

イベント運営エリアで必要な設備系の備品のリストは、以下のとおりです。

・  机や椅子
・  受付台
・  演台
・  テント
・  フェンス
・  パーテーションポール

トークショーや講義形式のイベントならば、机や椅子を用意します。また屋外イベントでは、日光や雨を防げる場所を作るためにテントを設置できるようにしましょう。フェンスやパーテーションポールなどは、動線を確保するために使用します。

デジタル機器系の備品

イベント運営エリアで必要なデジタル機器系の備品リストは、以下のとおりです。

・  マイク
・  マイクスタンド
・  スピーカー
・  モニター
・  スクリーン
・  プロジェクター
・  パソコン
・  タブレット端末
・  カメラ
・  ビデオカメラ

イベントで使うものに応じて、これらのデジタル機器系の備品を用意しましょう。また、延長コードや三又ソケット、Wi-Fi機器なども必要であれば準備してください。

装飾系の備品

イベント運営エリアで必要な装飾系の備品リストは、以下のとおりです。

・  入場口用のアーチ
・  立て看板
・  案内板
・  スポットライト
・  カラーボールやミラーボール
・  ステージ上の装飾（幕、紙製プログラム、レセプションシート、横断幕シート、
　  横長の看板、紅白グッズ、テーブルクロス等）

入場口用のアーチや立て看板があると、イベント会場までの経路が参加者にわかりやすくなります。さらに入場口が華やかになるうえ、通りがかった人への宣伝効果も期待できます。案内板を活用することで、来場者の動きがスムーズになって混雑緩和につながります。

プレゼンやセミナーを実施する際に必要な備品

イベントで自社のプレゼンやセミナーを実施する際には、以下のような備品が必要です。

・  ノートパソコン、スマートフォン、モバイルルーター
・  レーザーポインター、演台
・  マイク、スピーカー、アンプ、プロジェクター

展示会側が主催するセミナーの場合には、基本的には必要な備品がすでに用意されているケースが多くあります。念のために用意されているものを確認し、足りない備品があった場合には準備しておきましょう。

それでは、プレゼンやセミナーの際に必要な備品をチェックしていきましょう。

ノートPC、スマートフォン、モバイルルーター

ノートパソコンは、プレゼンやセミナーをおこなう際にも必要な備品です。イベント運営エリアでも必要だと先述しましたが、管理用だけではなくプレゼンや展示にも必要に応じて使用します。

使用する場所や必要となる台数などを確認しておきましょう。できれば予備のノートPCを用意しておけると、トラブルに備えられます。

モバイルルーターがあると、イベント会場内のWi-Fiが不安定な場合にも安心です。

レーザーポインター、演台

プレゼンやセミナーを実施する際には、レーザーポインターや演台なども用意しておきます。プレゼンター側や主催者側が用意していない場合に備えて、レーザーポインターはどちらの立場でも用意しておくと良いでしょう。演台には、登壇者用の水も用意してあると親切です。

ベルなどの時間を伝えるものや同時翻訳機、タイムテーブルなども必要に応じて用意しましょう。

マイク、スピーカー、アンプ、プロジェクター

マイクやスピーカー、アンプ、プロジェクター、投影用のスクリーンなども必要とされます。会場でのプレゼンやセミナーを実施する場合は、これらは備え付けられているケースが多いです。 

ただし、もしも展示ブース内でプレゼンするのであれば、自社で準備する必要があるためチェックしておきましょう。セミナー会場でおこなう場合も、念のために主催者や施工会社に確認しておきます。

あると便利な小物類

先述したもののほかにも、あると便利な小物類の備品があります。小物類の備品は、以下のとおりです。

・  油性マジック
・  カッター
・  ハサミ
・  付箋
・  クリップ
・  輪ゴム
・  延長コード
・  ゴミ袋
・  ガムテープ
・  養生テープ
・  セロハンテープ
・  両面テープ
・  折りたたみ式の収納ケース
・  資料収納ケース
・  ドライバーなどの工具一式
・  水平器

また、ブースの掃除に使う粘着タイプのカーペットクリーナー やほうき、ちりとり、ゴミ箱なども用意しておくと良いでしょう。

まとめ

このように、イベントをおこなう際はさまざまな備品が必要です。必要なものを用意するのを忘れてしまわないように、今回ご紹介したチェックリストを確認しておくと良いでしょう。

イベントを開催する際は、LINEのタイムラインやトーク機能で参加者に情報を届けやすい「チケット for LINE Hybrid」がおすすめです。お気軽にお問合せや資料をダウンロードして、ぜひご活用ください。