イベントの案内状は、参加者に詳細を伝える、集客アップを図るなどの目的で送るものです。今回は、イベントの案内状の概要や招待状との違い、送付する目的、タイミングなどをご紹介します。基本構成やポイント、例文も解説しているため、ぜひ参考にしてください。

そもそも「案内状」とは？

「案内状」とは、イベントや会合などに招待したり開催をお知らせしたりするために出す書状のことです。キャンペーンの情報などを提供し、自社への興味を高めてもらい、相手のリアクションをうながすこともあります。案内状を送る相手は、とくに特定していない場合と、取引をしているなどの関係性をもつ相手である場合のどちらもありえます。

招待状と案内状の違い

「招待状」は案内状と似た言葉です。招待状と案内状の違いには、対象となるイベントや送る相手との関係性、送付する目的などがあります。

一般的に招待状として送る場合には、「おもてなし」に近いイメージで有料イベントのチケットを同封することが多いです。もてなすことを目的としているため、ある程度の関係性を有する相手を対象としています。チケットが取りにくいイベントや権威のあるイベントに招待するといった工夫をすると、相手とさらに良い関係を築きやすいです。

一方で案内状は、見込み客や既存顧客などへのマーケティングを目的として多く使用します。自社のイベントブースに顧客を呼びたいときなどに、出展情報をお知らせするものとして使われることが多いでしょう。

イベントの案内状を出す３つの目的

イベントの案内状を出す目的は、大きく分けると以下のとおりです。

・  参加者に詳細を伝えるため
・  集客アップのため
・  参加者とのコミュニケーションの強化のため

興味を持ってもらえそうな相手であっても、イベントに参加することやその内容などをうまく告知しておかないと、自社のブースをチェックしてもらえない可能性があります。案内状を出すことで、イベントをより効果的なものにしてください。

それでは、これらの目的をそれぞれ詳しく確認していきましょう。

1.参加者に詳細を伝えるため

イベントの案内状を出す目的のひとつが、参加者に詳細を伝えることです。展示内容やイベントの参加場所などの詳細を伝えておかないと、自社の商品に興味を持っている相手であっても参加してもらえる見込みが薄くなります。

さらに、参加者が想像していた内容と実際のイベントの内容が違うと思われることを防ぐためにも、案内状で詳細を伝えておくことが重要です。とくに開催の背景や目的、参加することによるメリットなどは、事前に参加者に伝えておきましょう。

2.集客アップのため

イベントの参加者を増やし、できるだけ多くの人に来てもらうことも、イベントの案内状を出す目的のひとつです。とくに参加してほしいと感じるターゲット層に対して案内状を出し、興味を持った人に参加してもらえるようにします。

参加者にとってイベントは、商品をいつもよりも近くで見たり触ったりできる機会です。もともと自社の製品が気になっていた見込み客に対して、参加してもらるようにアピールすれば、さらに興味を持ってもらえるようになるでしょう。

3.参加者とのコミュニケーションの強化のため

案内状を出すこと自体が、届ける相手との有益なコミュニケーションにもなりえます。たとえば届ける方法を手渡しにすると、案内状をきっかけとして、よりしっかりとコミュニケーションを図れるでしょう。

届ける方法としては、そのほかに手紙やメールなども有効です。効率的に多くの人に送りたいのであればメールを送る、コミュニケーションの強化を図りたいのであれば手渡しをするなど、目的に応じて使い分けましょう。

イベントの案内状を出すタイミングと送り方

イベントの案内状は、開催日の1か月前から最低でも2週間前までに送付すると良いでしょう。なぜならば、相手の仕事のスケジュールが案内状を届けるよりも前に決まってしまっては、興味を持ってもらえても来場が難しいためです。イベントの案内状を出す相手の役職が高い場合には、より早めに送るようにすると良いでしょう。

メールで送付する場合は、低コストで戦略的な施策が可能です。たとえば、専用サイトに誘導する、顧客のセグメントごとに訴求する内容を変えるなどの施策を採り入れやすくなります。

イベントの案内状の内容と基本構成

イベントの案内状の内容を考える際は、どのように記載すると案内状を受け取った相手がわかりやすくなるかを検討しておくことが大切です。受け取った相手が複数名で回し読みする場合もあるため、いつ時点の情報かがわかるように、案内状に送った日付を記載するなどの配慮をすると良いでしょう。

それでは、実際にイベントの案内状に記載する内容と、その基本構成について確認していきましょう。

案内状に必ず入れる情報

案内状を送る目的のひとつである「参加者に詳細を伝えること」を果たすためにも、必ず入れるべき内容があります。案内状に入れるべき内容は、イベントの名称・主催者・開催日時・開催場所・連絡先などです。また、参加者が想像していた内容とのギャップをなくすためにも、開催する目的やその背景、参加するメリットも記載しておきましょう。

イベント案内状の基本構成

案内状の基本構成は、以下のとおりです。

・  宛名
・  主催者や案内状の差出人
・  発信日
・  イベントの名称
・  本文
・  申し込み条件
・  参加費用
・  開催日時
・  開催場所
・  会場へのアクセス方法
・  問い合わせの連絡先
・  別記

連絡先は、メールアドレスや電話番号を書きます。専用Webサイトがある場合には、URLを載せると良いでしょう。別記としては、申し込み方法や持ち物、ドレスコードなどを記載します。

イベントの案内状を書く際の４つのポイント

案内状は、基本構成を理解したうえでポイントをおさえて内容を考えることが重要です。イベントの案内状を書く際のポイントには、大きく分けると以下のようなものがあります。

・  日時や場所、タイムスケジュールをわかりやすく記載する
・  ターゲットを明確にする
・  イベントに参加するメリットをわかりやすく伝える
・  スムーズな申し込み動線を意識する

それぞれのポイントを詳しく確認していきましょう。

1.日時や場所、タイムスケジュールをわかりやすく記載する

日時や場所などは必須項目です。開催する場所については、参加者が来場しやすくなるように、住所や会場名だけにとどめず、アクセス方法や地図も書き添えておくと良いでしょう。

時間にあわせて複数のコンテンツがある場合には、開催する日時に加えてタイムスケジュールもわかりやすく記載します。参加者が興味のある内容をピンポイントでチェックでき、参加しやすくなるでしょう。

2.ターゲットを明確にする

案内状を書く際は、どのような人をターゲットにしたイベントなのかを明確にすることもポイントです。一目で誰を対象にしたイベントなのかがわかるように記載していると、ターゲット層の人が読んだときに「自分にぴったりのイベントだ」と感じてもらえるため、集客につなげやすくなります。たとえば、「〇〇業界に興味をもっている方を対象とした説明会です」などと記載して、イベントのターゲットとしている人に参加してもらえるようにしましょう。

3.イベントに参加するメリットをわかりやすく伝える

イベントに参加することで得られるメリットを伝えることは、案内状の大切な役割のひとつです。イベントの内容を記載するだけにとどまらず、参加したいと思えるような参加者にとっての魅力をわかりやすく伝えましょう。たとえば、このイベントに参加することよって最新の情報を得られる、営業スキルの向上につながるといったメリットを伝えます。

4.スムーズな申し込み導線を意識する

誰でもふらっと参加できるイベントではなく、参加の申し込みを必要とするイベントの場合は、スムーズに参加できるように申し込み方法も必ず案内状に記載しましょう。申し込み方法のわかりやすさも集客率に影響します。申し込み導線を改善することで、主催者側への問い合わせが減り、参加者にとっても主催者にとっても手間が省けるでしょう。

申し込み方法としては、Webフォームや電話、メール、FAXなどがあります。対応する申し込み方法にあわせて、必要な情報を記載してください。

展示会・新作発表会イベントの案内状の例文

それでは、実際イベントの案内状ではどのように記載するのかを、例文をもとに確認していきましょう。ここでは、展示会と新作発表会のイベントに関する案内状の例文をご紹介します。

複数の企業が集まる展示会の参加者は、立ち寄るブースを事前にある程度は決めておくことが多いです。目立つ位置にあるブースや知名度の高い企業のブースに参加者が集まりやすいといわれるため、これらにあてはまらない場合にはとくに積極的に案内状を送ると良いでしょう。

また、自社でおこなう新作発表会のイベントのためだけに来場してもらうには、イベント内容の魅力を案内状でしっかりと伝えることが重要です。

それぞれの例文を確認していきます。

展示会の案内状例文

展示会は、出展する展示会名を案内状で伝えることによって、もともとイベントに参加する予定だった人が立ち寄るブースのひとつに組み込んでくれる可能性があります。

展示会の案内状の例文は、以下のとおりです。

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拝啓　〇〇の候、皆様ますます御清祥のこととお喜び申し上げます。

このたび、私どもは〇〇展示会におきまして、新商品『〇〇』に関するブースを出展することとなりました。

展示会では実際の商品を体験いただけるブースをご用意し、改善したポイントから、導入した新技術に至るまで、開発担当者からご説明いたします。

皆さまお誘い合わせのうえ、ぜひご来場いただきますようよろしくお願いいたします。

敬具

－記－

〇〇展示会　出展のご案内

開催日時：〇月〇日　9：00～18：00
会場：住所や会場名、地図など
アクセス：最寄り駅など
弊社出展ブース：B31
弊社展示会情報サイト：http://……

〇〇株式会社
連絡先：0120-111-111

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新作発表会の案内状例文

新作発表会の案内状の例文は、以下のとおりです。

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拝啓　〇〇の候、皆様ますます御健勝のこととお喜び申し上げます。
日頃は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、このたび弊社では〇月〇日、新製品『〇〇』を発表させていただく運びとなりました。
本製品は独自に開発した新技術を採用し、従来の製品と比較して〇〇の機能性の向上に成功いたしました。
以下要領にて発表会を開催いたします。
皆さまのご期待に添うものと確信できる、次世代を代表するような商品です。
この機会をお見逃しなくお越しくださいますよう、お願いいたします。

敬具

－記－

新製品『〇〇』　発表会のご案内

日時：
……

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まとめ

案内状は、イベントの開催日の1か月前から最低でも2週間前までには送付します。参加者が想像していた内容とのギャップをなくすためにも、イベントの内容や開催する目的など、案内状に必要な情報を載せることが重要です。今回ご紹介したポイントや例文などを参考にして、イベントの内容がしっかりと伝わる案内状を作りましょう。

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