イベントボランティアを集める際は、集め方について理解を深めておくことが重要です。

本記事では、イベントボランティアの集め方を紹介します。ボランティアを集める際のポイントや応募が来ない場合の対処法、成功させるために注意すべき点などをしっかり確認し、事業に活用しましょう。

イベントボランティアの５つの集め方

イベントを開催する際に、ボランティアを集めて運営を手伝ってもらう場合があります。しかし、いざボランティアに任せたいと思っても、集め方がわからず、人数がうまく集まらないケースがあるものです。

イベントボランティアの集め方は、大きく分けると以下のとおりです。

・  ボランティア説明会を開催する
・  メディアを活用する
・  広告掲載やチラシを配布する
・  交流の機会を設ける
・  口コミを利用する

はじめに、これらの具体的な方法について、詳しくチェックしていきましょう。

1.ボランティア説明会を開催する

ボランティアを集める際に、ただ告知するだけでは、イベントに興味があっても実際に参加することを躊躇ってしまう方がいるかもしれません。できる限り参加のハードルを下げ、「試しに応募してみようかな」と思ってもらえるようにしましょう。

具体的には、ボランティアに関する説明会を実施するといった、短時間だけお試しで体験できる機会を作る方法があります。作業の説明以外にも、ボランティアが必要な理由や、ボランティア活動が団体の理念の実現につながることなども説明すると良いでしょう。

また、「ボランティアをいつ辞めてもいい」と伝えておくことや、「友達との参加もOK」といったことを明記しておくことでも参加のハードルを下げられます。

2.メディアを活用する

イベントのボランティアを集める際は、メディアを活用するのもおすすめです。SNSや自社メディアなど、インターネットを活用して告知することで、ボランティア活動に参加してくれそうな方にアプローチできます。

ただしSNSを活用する場合、フォロワーが少ないと拡散しにくい点には注意が必要です。ボランティア募集情報を掲載するサイトもあるため、これらのさまざまなメディアをうまく活用すると良いでしょう。

3.広告掲載やチラシを配布する

Web広告などに掲載する、チラシを配布して告知するといった方法もボランティア集めに有効です。ボランティアを集める際は、「とくにどのような方にボランティアとして集まってもらいたいか」を考えておきましょう。ボランティア活動に参加してほしい方のイメージがわかっていれば、その方にあわせた募集告知が可能です。

インターネットなどを使って募集する際は、ターゲットのライフスタイルに合わせた媒体を使うようにしましょう。社会人や学生はSNSなどで情報を仕入れています。年配の方もインターネットを活用しているケースは多いですが、若い人たちほど多くはないでしょう。

チラシを配布して告知する場合には、店頭や地域のコミュニティー、イベントの関係先などで配布すると、ターゲットを絞れるため効果的です。

4.交流の機会を設ける

イベントのボランティアを集めるために、応募者同士の交流の機会を設ける方法もあります。応募者は、お金に代わるメリットを求めてボランティア活動への参加を検討するものです。そのメリットとは、良い経験となることやほかの方との出会いなどが挙げられるでしょう。

たとえば、職員向けの研修会に参加できるようにして、自身の成長を感じられる環境にすることや、自己紹介の時間をとってボランティア同士やスタッフとで話しやすい環境を作るといったことがおすすめです。応募者同士が参加する意義を見出せるような交流の機会を設けて、ボランティア活動によって充実感を得られるようにすると参加してもらいやすくなるでしょう。

5.口コミを利用する

口コミを利用する方法もおすすめです。すでに参加してくれているボランティアに、ボランティアの内容を発信して仲間を見つけて欲しいと依頼することによって、口コミでボランティアを募集できます。

優秀な人材は、同様に優秀な人材を呼んできてくれることが多いようです。そのため、ボランティアにとっても良い場所となれるような工夫をして、周りの方を集めてもらえるようにしましょう。

イベントボランティアを集める際のポイント

イベントボランティアを集める際には、以下のポイントに注意しながら募集するようにしましょう。

・  ボランティアへの参加価値を明確にする
・  参加するきっかけを作る
・  ボランティア以外の魅力を訴求する
・  参加方法や関わり方に柔軟性をもたせる

ボランティアを集めるには、ボランティアをする方の目線に立つことが重要です。それでは、イベントボランティアを集める際のポイントを詳しくチェックしていきましょう。

ボランティアへの参加価値を明確にする

ボランティアを集める際は、ボランティア活動への意欲がある方に参加したいと感じてもらうことが重要です。ボランティアへの参加価値を明確にして、やってみたいと思えるような募集要項やメッセージを考えましょう。

たとえば、自身のスキルを活かせることなどは、参加者にとっての参加価値になりえます。仕事以外の場でスキルが活かせること、新たな経験ができること、引退した仕事のスキルで社会の役に立てること自体に、価値を感じてもらえることがあるのです。

また、なかなか参加できないイベントや有料のイベントに、無料で関われることに価値を感じてもらえるケースもあります。

参加するきっかけを作る

イベントボランティアを集める際は、参加するきっかけを作ることもポイントのひとつです。イベントのボランティアに興味がある方でも、なかなかきっかけをつかめず実際に参加することを躊躇ってしまう方が多いといわれています。

きっかけを求めている方に「やってみよう」と思ってもらえるように、背中を押す仕掛けを作ることが大切です。

ボランティア以外の魅力を訴求する

誰かの役に立つだけではないボランティア参加の魅力を訴求することも、集める際に心がけておくべきポイントです。実際にボランティア活動をしている方には、その動機として「自分が成長できること」を挙げる方が多いといわれています。

新しい経験を積むことや人との出会いが、自分の成長にもつながってプラスになることを伝えると良いでしょう。たとえば、「異なる業種の方との交流がもてる」などのフレーズで訴求すると、ボランティアをするという事柄以上の魅力を伝えられます。

参加方法や関わり方に柔軟性をもたせる

イベントボランティアを集める際には、参加方法や関わり方に柔軟性をもたせることもポイントのひとつです。まずは1回だけのトライアルとして参加できるようにする、その後も年1回の気軽な参加を可能にするなど、さまざまな関わり方を選べるようにすると、興味を持った方が参加しやすくなるでしょう。

また友達と一緒に参加できる、活動時間を自由に調整できる、一人でも参加可能など、さまざまな参加方法を検討しましょう。このように、イベントのボランティアを集めるには、柔軟性をもたせた仕組みを作ることが大切なのです。

ボランティアが集まらないときの対処法

イベントでボランティアに任せたいことがあっても、思っていたほどの人数を集められないことがあります。そのようなときには、以下の2つの対処法を試してみましょう。

・  募集内容を見直す
・  告知方法を見直す

また、ボランティアの予定数が集まっても、その後多くのキャンセルが出てしまうケースもあります。この場合には、申込方法が簡単すぎないかを確認すると良いでしょう。申し込むために必要な情報が少ないほどキャンセルが起きやすくなるため、少なくとも携帯電話の番号やメールアドレスは確認するのがおすすめです。

それでは、ボランティアが集まらないときの対処法を詳しくチェックしていきましょう。

募集内容を見直す

ボランティアが集まらないときは、募集要項の内容に不足がないかを含めて、自分たちの現状を把握し直すことが重要です。自分たちの活動拠点の特徴などからボランティアとして集まってくれそうな層を理解し、募集内容を見直します。

イベントのボランティアを集める際の募集内容では、「いつ」「どこで」「何を」するのかをきちんと伝えることが大切です。作業内容を端的に伝えられる名称をつけ、明確な日時や場所を指定し、具体的な活動内容やボランティアに求める資質などを伝えられるような情報にブラッシュアップしましょう。

告知方法を見直す

告知方法を見直すことも、ボランティアが集まらないときにおこなうべきポイントのひとつです。どのようなボランティアを集めたいのか、どのような方が参加できる環境なのかによって効果的な募集方法は異なります。

たとえば、駅や大学の近くであれば学生のボランティアが集まりやすいでしょう。また、住民の年齢層が高い住宅地であれば、ボランティアの年齢層も高くなりやすいです。先述のとおり、ボランティアとして集まってもらいたい方にあわせた募集告知をして、十分な人手が見込めるようにしましょう。

告知方法としては、ただ広く知らせようとするのではなく、地方紙やフリーペーパーを活用するなど、実際にイベントへ足を運べる方に見てもらえる媒体を使うと効果的です。

イベントボランティアを成功させるには

イベントボランティアによる活動を成功させるためには、以下のポイントに気を付けておくべきです。

・  ボランティアについての知識を身につけておく
・  ボランティアへのモチベーションを維持する
・  ボランティアと積極的にコミュニケーションを取る

最後に、イベントを成功に導くためのそれぞれのポイントを詳しくチェックしていきましょう。

ボランティアについての知識を身につけておく

イベントボランティアにうまく動いてもらえない場合の理由は複数あります。その理由のひとつが、主催者側の想定よりも事前知識やスキルが不足しており、予想よりも動けないというケースです。

そのため、事前研修を実施して前提となる知識やスキルを伝え、ボランティアについての知識を身につけさせておくと良いでしょう。イベント当日もはじめてのボランティアに任せっきりではなく、経験者や責任者がフォローする体制を作っておくと、うまく動いてもらいやすくなります。

ボランティアへのモチベーションを維持する

イベントボランティアにうまく動いてもらうためには、モチベーションを維持することも重要です。参加者のボランティア活動に対するモチベーションが低下していると、動きも悪くなってしまいます。そのため、ボランティアに参加してくれる方が応募時に期待した参加価値や保有スキルと、実際の作業内容が一致するように、配置を調整することが重要です。

また、学校でボランティア活動を単位認定していることがあります。ボランティアスタッフによっては、活動そのものではなく参加したという実績の取得が目的になっていることがあり、そういった方には十分な働きをしてもらえない可能性があるでしょう。

できれば、そのようなスタッフは採用しないようにするのが望ましいです。しかし、もしも採用した場合には、活動そのものへの価値を感じてもらえるようにサポートするのがおすすめです。

ボランティアと積極的にコミュニケーションを取る

イベントでボランティアを集めた場合には、参加者としっかりコミュニケーションを取ることを心がけておきましょう。コミュニケーションが足りないと、同じ仕事をして無駄が生じてしまったり、ミスにつながったりしやすくなってしまうものです。ボランティアへの積極的な声掛けなど、しっかりとコミュニケーションを取って、主催者側のスタッフでフォローできる体制を作っておくようにしましょう。

また、ボランティアを単なる安上がりの人材と思ってはいけません。当然のことながら、相手への感謝の気持ちを持つことが重要です。集まってくれた方に感謝の気持ちを伝えることで、ボランティアスタッフ側は人の役に立てていると感じられます。モチベーションの維持にもつながるため、ぜひ積極的に感謝の気持ちを伝えましょう。

まとめ

イベントを開催する際は、お金で雇ったスタッフだけではなく、ボランティアを集めて運営を手伝ってもらうことがあるでしょう。

イベントボランティアの集め方には、「広告掲載やチラシの配布」「メディアの活用」「ボランティア説明会の開催」「交流の場の創出」「口コミの利用」などがあります。

当記事で紹介したイベントボランティアを集める際のポイント、ボランティアが集まらないときの対処法、成功に導くポイントなどを参考にして、実際のイベント開催に役立てましょう。

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